WEEEK

Как работает правило расстановки приоритетов, согласно которому 20% усилий приносит 80% результата

Привет! На связи WEEEK – сервис по управлению проектами. Помимо айтишных тем, мы обожаем без занудства рассуждать о личной эффективности, планировании и том, как не превратить жизнь в бесконечный список задач со статусом «в процессе».

Что такое принцип Парето

Принцип Парето — оно же правило 80/20 — утверждает, что небольшая часть усилий приносит основную долю результата. Проще говоря: примерно 20% действий дают около 80% эффекта, а оставшиеся 80% — всего 20%.

Суть принципа проста: если выделить ключевые действия и направить усилия именно туда, можно получить максимум результата при минимальных затратах. Но так ли это на самом деле?

Как появился закон Парето

Название принцип получил благодаря итальянскому экономисту Вильфредо Парето. В 1896 году он заметил, что 20% жителей Италии владеют 80% её богатств. Наблюдение показалось ему закономерным — и он начал проверять его в других областях. Выяснилось, что подобное распределение встречается повсюду: в экономике, политике, природе и социальном поведении.

Позже, в XX веке Джозеф Джуран предложил использовать принцип 80/20 для улучшения производственных процессов. Идея прижилась и изменила подход к контролю качества. А популярной для широкой аудитории концепцию сделал Ричард Кох с серией книг о феномене Парето.

Как работает правило 80/20

Важно понимать: это не строгий математический закон, а инструмент мышления. Он помогает понять, за какие задачи стоит браться в первую очередь, чтобы не распыляться на всё подряд.

Для чего применяют принцип Парето:

• чтобы расставлять приоритеты

• чтобы перестать гнаться за идеальностью там, где это не нужно

• чтобы экономить время, энергию и не сгорать на работе

По сути, это способ смотреть на задачи через вопрос: Что даст мне максимальный результат?

Как расставлять приоритеты по принципу 80/20

В любом наборе дел есть те, что дают реальный итог: деньги, время, клиентов, подвижки по проекту. Это и есть те самые 20%. А теперь два простых шага, которые помогут немного упорядочить дела:

Шаг 1. Определи свои ключевые 20% задач

Это те дела, которые приносят максимальный результат. У них всегда есть узнаваемые признаки:

• напрямую влияют на цель проекта или бизнеса

• дают измеримый эффект (деньги, время, трафик, продажи, прогресс)

• без них ничего не сдвинется

• требуют именно твоей экспертизы, а не «чьей-то ещё»

Составь список задач и пометь те, которые дают реальный, ощутимый результат. Это и есть твои 20%.

Шаг 2. Разберись с оставшимися 80% дел

То, что не попало в ключевой список, тоже важно — но не одинаково. Раздели остальные дела на три группы:

1. То, что можно упростить или оптимизировать.
   Автоматизация, шаблоны, регулярные платёжки, повторяющиеся процессы.

2. То, что можно перенести на потом.
   Дела, не влияющие на текущие цели.

3. То, что можно делегировать.
   Всё, что не требует твоей компетенции и съедает время.

Понятно, что так можно подойти не ко всем задачам, например, бытовые дела или воспитание детей тяжело измерить по такой формуле. Зато такой принцип помогает реально экономить силы

Идея проста: держи фокус на 20% задач, а оставшиеся 80% приводи к минимальным затратам энергии — упрощай, переносай, отдавай другим.

Примеры принципа Парето в разных сферах

1. Продажи

Обычно 20% ассортимента дают 80% прибыли.
Например, продуктовый магазин держится на ежедневных покупках базовых товаров.

2. Бизнес

Часто 20% клиентов формируют 80% оборота.
Поэтому бизнес работает с ключевой аудиторией особенно внимательно.

3. Разработка продуктов

20% функционала закрывают большую часть пользовательских потребностей.
Именно поэтому MVP стартует с минимума функций.

4. Личная эффективность

20% знаний используются в 80% жизненных ситуаций.
Остальное — база, которая нужна, но не определяет ежедневные решения.

5. Личная жизнь

20% качественного времени с близкими могут улучшить отношения куда сильнее, чем дежурные попытки быть рядом постоянно.

6. Спорт

20% тренировок, сделанных качественно, дают 80% результата для любителя. Сразу оговоримся, что речь не о профессиональном спорте, а о поддержании формы.

Когда правило 80/20 не работает

• Оно не подходит для строгой статистики — это не точная формула

• Бывают ситуации, где «выложиться на все 100%» — единственный вариант для результата

• Использовать принцип как оправдание лени — тоже мимо

• Нельзя убрать 80% рутины — часть дел придётся делать просто потому, что их нужно делать

Принцип Парето — это не способ избегать работы, а инструмент для умного распределения сил.

Итог

Принцип Парето помогает остановиться и спросить себя: какие мои действия действительно важны?

Он снимает лишнюю тревогу, уменьшает перфекционизм, освобождает время и делает жизнь проще.

Выделив ключевые 20%, мы начинаем эффективнее двигаться вперёд, а оставшиеся 80% дел перестают казаться бесконечными и утомительными — потому что приобретают своё место и свою роль.

Про другие способы повышения продуктивности читай тут:

Что такое P1.express? Методология личного целеполагания и планирования

Что такое SMART? Примеры постановки целей с использованием SMART-системы

Про самое распространённое когнитивное искажение, которое мешает развиваться и бесит окружающих. Рассказываем, как поймать себя на всезнайстве и как бороться с ним

Привет! На связи WEEEK – сервис по управлению проектами. Помимо айтишных тем, мы обожаем без занудства рассуждать о личной эффективности, планировании и том, как не превратить жизнь в бесконечный список задач со статусом «в процессе».

Эффект Даннинга — Крюгера — когнитивное искажение, при котором человек с поверхностными знаниями чувствует себя экспертом. У него нет ощущения, что что-то не так, опять же из-за неполноты знаний. А квалифицированные люди тем временем недооценивают свои силы и страдают от синдрома самозванца.

Этот феномен изучили психологи Дэвид Даннинг и Джастин Крюгер в 1999 году. Они пришли к выводу: те, кто сомневаются в своих умениях, демонстрируют эти самые умения лучше, чем те, кто очень уверен в своих силах. И наоборот.

Когда мы осваиваем новое дело или навык, мы проходим несколько стадий:

👉 Первая — это старт. Мы не знаем о новом ничего и признаём это.
👉 Вторая — иллюзия о всезнании, которая настигает после прочтения двух статей в интернете или просмотра ролика на ютубе. Что там изучать! Всё и так понятно!
👉 Третья и четвёртая — о нет! Ничего не понятно. Ошибки. Спад самоуверенности при погружении в тему. Оказывается, тот ролик — лишь капля в море.
👉 Пятая — постепенный подъём. Становится понятно, что скиллы нужно постоянно повышать. Накапливается опыт, а с ним возвращается чувство уверенности.
👉 Шестая — осознание глубины темы и сомнения в достаточности знаний. Ты изучил много источников, но достаточно ли этого? Непонятно. Надо продолжать.

Как распознать у себя

Самые частые проявления этого когнитивного искажения:

Вокруг все неправы

Это просто неспособность услышать другую сторону и крепкая вера, что ты владеешь истиной в последней инстанции.

Здоровое оценочное суждение:

✅ Мне кажется, я не всё знаю об этом, интересно

Эффект Даннинга — Крюгера:

❌ Ну и фигню же ты городишь

или:

❌ Да-да, я это знаю уже

Здоровое оценочное суждение:

✅ Я не уверен, что прививки полезны

Эффект Даннинга — Крюгега:

❌ Нас всех хотят чипировать!

Здорово иметь своё мнение — особенно если оно чем-то подкреплено. Но нет смысла всегда отбрыкиваться от чужого мнения. Даже противоположное, оно не умножает тебя и твои убеждения на ноль. Порой знания и мысли другого человека помогают раскрыть и дополнить твои.

Это не про меня

Студенты, которые участвовали в тесте Даннинга и Крюгера, отказывались признавать свою неправоту даже после получения фидбэка.

Опять же: не надо сразу убеждать себя, что ты ничего не знаешь и точно не прав, а вот человек напротив прав. В идеале противоположное мнение должно зародить зерно сомнения.

Критическое мышление — лучший друг в борьбе с заблуждением и поиске истины.

Я так и знал!

Это называется «эффект Хиндсайта» или «эффект знания задним числом» — когда человек воспринимает то, что уже случилось, как предсказуемое или очевидное, даже если ранее он не был в этом так уверен.

На самом деле в любом событии играет роль множество разных факторов — даже случайность, — и учесть их все невозможно.

Моего опыта достаточно, чтобы…

…припарковать свою машину во-о-от тут, ровно между этими двумя. А услышав характерный скрежет, чешешь затылок: «Как так? Я за рулём уже столько лет!»

Когда выполняешь одно и то же действие много раз, растёт уверенность, что уже всё знаешь. Тут-то и легко попасть в ловушку гиперсамоуверенности и излишней беспечности.

Другие не так хороши в чём-либо — а вот я!

Недооценивание способностей других людей — ещё одна ловушка эффекта Даннинга — Крюгера. Мысль, что ты знаешь всё, а другие — ничего, заставляет верить в свои экстраординарные способности при недостаточных фактических знаний.

Как дать бой когнитивному искажению

Мозгу приятнее верить в то, что поддерживает наши идеи, чем в то, что ставит их под сомнение. Осознавать, что чего-то не знаешь, неприятно — это словно ставит в уязвимую позицию.

«Я задаю людям много вопросов в политических опросах, где наиболее правдивым ответом должен быть: "Я не знаю". Этот ответ есть в опросниках, но его игнорируют. Как заставить людей говорить: "Я не знаю"? Я не знаю».

Девид Даннинг, американский социальный психолог

Общайся с другими

Мы хорошо видим брёвна в чужих глазах. А с собой быть беспристрастным тяжело, поэтому лучше обмениваться обратной связью с окружающими.

«Мы вредим себе, когда отказываемся принимать другие точки зрения и начинаем избегать контактов с людьми, чьё мнение отличается от нашего»
Бонни Маркус, коуч Forbes

Интересуйся мнением других людей, обменивайтесь опытом. Знания и опыт других расширяют наш кругозор и помогают быть разносторонними, даже если мы в чём-то не согласны.

Дискутируй

Как известно, в споре рождается истина. Только это не повод поругаться с кем-то, а способ узнать что-то новое, услышать другое мнение и аргументы. Главное не перейти на личности в попытках узнать, чем же корги лучше мопсов, а ещё адекватно реагировать на критику.

Сомневайся

Чем больше информации вокруг нас, тем больше искажений и информационного шума. Тренируй критическое мышление — ставь под сомнение любую полученную информацию, сравнивай её со своим опытом и другими источниками.

Продолжай изучать

Читай книги, повышай квалификацию, смотри обучающие ролики. Чем больше опыта — тем больше вопросов, чем больше знаний — тем больше вопросов. Отвечая на них, ты прокачиваешь свой мозг и знания, преодолевая точку падения в кривой Даннинга — Крюгера.

☝🏻Вывод, в котором можно усомниться

А так ли правы Даннинг и Крюгер? Кажется, что кричащие о своей правоте дилетанты — слишком жизненно, чтобы быть неправдой. Но в незыблемости эффекта всё-таки усомнились — и правильно сделали.

Эффект Даннинга — Крюгера был разоблачён. Сделали это Эдвард Нухфер и его коллеги в двух статьях 2016 и 2017 годов. Суть разоблачения в том, что эффект основан на автокорреляции — когда переменная Х попадает в обе части уравнения, и получается не Х и Y, а Х и Х.

Получается, что эффект Даннинга — Крюгера — это статистический артефакт, то есть неверный логический вывод, полученный из-за предвзятости экспериментатора при сборе данных. И к психологии он отношения не имеет.

Как бы то ни было, это когнитивное искажение — повод задуматься о том, как много мы не знаем из того, что знаем. Полезно подвергать сомнению первое впечатление, не полагаться на информацию безоговорочно, почаще смотреть по сторонам, что-то читать и учить по теме.

Вроде логично. Хотя мы не уверены… 🤷

Ещё больше про когнитивные искажения читай здесь:

Эффект Зейгарник: что это такое и почему незавершённые дела не дают покоя

Закон Мерфи: что это и как он работает на реальных примерах

Когда данных нет, а решение нужно принять поскорее, выручает метод Ферми — способ быстро предположить ответ с опорой на логику. Вот как это работает

На связи команда WEEEK. Неопределённость отталкивает: если информации по какому-то вопросу слишком мало для уверенных выводов, появляется соблазн отложить сложный проект или просто ткнуть пальцем в небо. А какие ещё варианты?

На самом деле, достаточно успешно оценить ситуацию можно без комплексных исследований и консультаций специалистов. Понадобятся приблизительные или смежные данные, немного свободного времени и рациональное мышление.

Кто такой Ферми

Энрико Ферми — известный физик и нобелевский лауреат. Учёный мог «на глаз» предположить мощность ядерного взрыва, просто наблюдая, как далеко разлетаются обрывки бумаги. Ферми считал, что любой человек может оценить что угодно.

Идея метода

Метод Ферми — это способ быстро оценить любую величину, разбив её на простые части. Подходит для неточных измерений, когда важно представить общую картину происходящего, наметить точку отсчёта и следующие шаги.

Точность оценки по методу Ферми зависит от того, насколько ты погружён в контекст ситуации и какие существуют смежные данные. Тем не менее, любой результат вычислений будет приближать тебя к пониманию реального положения дел.

Что нужно знать про метод:

Метод Ферми часто критикуют: кажется, что он чересчур очевидный, слишком простой и вообще «прикинуть может каждый». Но сила метода как раз в его простоте. Он не претендует на точность или глубину исследования — он даёт стартовую опору для мышления, когда информации мало, а решение нужно принимать уже сейчас. Это способ быстро нащупать порядок величин, проверить свои предположения и не утонуть в неопределённости. Ферми-оценка не заменяет полноценный анализ, но помогает сделать первый шаг в сторону здравого смысла.

Метод Ферми учит:

• не паниковать, если нет данных

• разбивать большую задачу на маленькие

• использовать грубые, но логичные предположения

• быстро понимать масштаб проблемы

Практически в любой сфере (от науки до менеджмента) такие оценки помогают трезво смотреть на вещи.

Классический пример расчётов по методу Ферми

Один из самых популярных вопросов, подразумевающих его решение через метод Ферм, звучит так: «Сколько настройщиков пианино живёт в Чикаго?». Прямого ответа нигде не найти — но можно прикинуть.

Вот простой ход рассуждений:

1. В Чикаго живёт примерно 3 миллиона человек.

2. Допустим, пианино принадлежат в основном семьям, а в семье в среднем 4 человека. → Значит, в городе примерно 750 000 семей.

3. Предположим, что пианино есть у каждой пятой семьи. → Получаем около 150 000 пианино.

4. Один настройщик может настраивать около 4 пианино в день, то есть примерно 1 000 в год.

5. Пианино настраивают примерно раз в год, значит нужно около:
   150 000 пианино / 1 000 в год ≈ 150 настройщиков.

Это не точный расчёт, но он показывает порядок величины. Возможно их 120, 170 или 200 — но точно не 5 и не 5 000. Для быстрых решений это более чем достаточно.

Метод Ферми в деле

Метод Ферми пригодится всем, кто принимает решения в условиях неопределённости.

Пример. Менеджер хочет оптимизировать рабочие часы коллег и проанализировать, сколько времени уходит на регулярные совещания. Нужных данных нет, но их можно быстро прикинуть.

Пусть в компании 200 сотрудников. Каждый участвует в трёх часовых встречах еженедельно. Посчитаем: 3 совещания * 52 недели * 200 человек = 31 200 человеко-часов в год. Цифры помогают оценить целесообразность процессов.

Ещё пример — бытовой. Вот ты раздумываешь о покупке кофемашины. Окупится ли приобретение или лучше заказывать напиток в кофейне? Начинаешь анализировать — оказывается, что берёшь кофе на вынос почти каждый будний день.

Обычно чашка стоит 300 ₽, а в году примерно 250 рабочих дней.  300 * 250 = 75 000 ₽ в год. Средняя цена хорошей кофемашины — 40 000 ₽. Ещё в районе 15 000 ₽ ежегодно потребуется на расходники — кофе и обслуживание. 40 000 + 15 000 = 55 000 ₽. Выходит, кофемашина окупится за несколько месяцев.

Что в итоге

Не впадай в уныние или прокрастинацию из-за неопределённости — лучше спроси себя: «Что я уже знаю о проблеме?». Даже если задача кажется нерешаемой, метод Ферми поможет предположить диапазон значений и начать двигаться дальше.

Ещё по теме

Матрицы для принятия решений

Декомпозиция целей и задач

Что такое SWOT-анализ

Когда в голове варится куча задач, а команда работает в режиме аврала — время разложить процессы по полочкам. Вот как в этом поможет Канбан-метод

Это команда WEEEK. Интеллектуальный труд часто невидим: пока не получится готовый продукт, сложно представить, чем занимается команда разработчиков или маркетологов. Если не управлять такими процессами, есть риск обнаружить себя и коллег в хаосе задач.

Канбан-метод — подход, который помогает визуализировать невидимую работу и разделить её на несколько последовательных этапов. Тогда становится проще организовывать дела, ставить новые задачи и постоянно совершенствовать процессы в команде.

Немного истории — и про Тойоту тоже

В 1950-е годы на заводах Toyota искали способ сделать производство более гибким — и придумали «вытягивающую» систему. Детали для сборки автомобилей стали изготавливать не впрок, а по запросу от соседнего цеха.

Для управления процессом использовали карточки, которые перемещались по большой доске от одного столбца к другому. В карточках описывали заказ — что сделать и в каком объёме. Колонки отражали этапы производства.

О современном Канбане любят говорить в контексте этой истории — мол, взяли колонки да карточки совсем как на заводе Toyota и стали использовать в IT-среде. А потом ещё и говорят, что это тот самый метод Канбан.

Это не вполне верно. Как рассказывает Канбан-практик и Agile-коуч в финтех Александр Лапин, Канбан-метод сегодня — скорее усовершенствованный наследник тойотного Канбана. Это целый набор инструментов и принципов, появившийся позже.

Его разработал Дэвид Андерсен, который занимался оптимизацией разработки в Microsoft. Цель метода — не сберечь ресурсы производства, а визуализировать процессы, ограничить количество задач в работе и собрать ценные метрики.

Как выглядит Канбан-доска

Канбан-доска — визуальный способ организации задач и основной инструмент Канбан-метода по совместительству.

Представь список дел, распределённый по колонкам «К работе», «В работе» и «Готово». Каждая задача из списка — это карточка, которая перемещается по доске слева направо, пока не дойдёт до финального столбца. Каждая колонка — один этап.

Часто в содержание карточки входит не только задача — а ещё исполнитель, дедлайн и приоритет. Если Канбан-доска цифровая, возможности расширяются до прикрепления файлов, комментариев и многих других функций.

Названия и количество колонок тоже настраиваются под потребности команды или отдельного пользователя. Так, разработчики могут заменить стандартные столбцы на пять своих: «Бэклог», «Разработка», «Код-ревью», «Тестирование» и «Готово».

📌 Чтобы Канбан-доска приносила больше пользы, помимо карточек задач и колонок на неё добавляют ещё два элемента:

• WIP-лимиты — ограничение числа карточек в колонке, чтобы регулировать нагрузку на команду. Например, максимум три задачи «В работе»

• Swimlanes — горизонтальные дорожки, которые помогают группировать карточки по типам задач, приоритетам и исполнителям — для порядка

Кому подходит Канбан-метод

Канбан-метод применяют в создании продуктов или услуг — там, где есть несколько последовательных этапов и параллельное решение нескольких задач.

Он отлично работает в процессах, которым не видно конца и края — например, в производстве. А ещё в проектах, где есть понятная цель, но вместе с тем и высокий уровень неопределённости.

Благодаря своей гибкости Канбан отлично сочетается с системами, где планы меняются по мере необходимости, а команда быстро реагирует и адаптируется под новую реальность.

Чем хорош Канбан-метод

• Универсальность. Канбан помогает управлять бизнес-процессами, личной эффективностью, обучением — метод настраивается для разных сфер

• Наглядность. Визуализация даёт возможность видеть картину целиком и принимать более взвешенные решения

• Доступность. Освоить метод можно достаточно быстро — и сразу применить. Для начала достаточно стандартных колонок и карточек с задачами

• Гибкость. Канбан не задаёт рамки «правильного» процесса. Метод делает видимым то, что уже есть, и помогает навести порядок

• Прозрачность. Все сотрудники получают доступ к общей динамике задач: видно, как продвигается работа, над чем трудятся коллеги и где нужна помощь

• Эффективность. На доске становятся заметны все слабые места в процессах. Устраняя «затыки», мы оптимизируем работу и достигаем лучших результатов

• Управление нагрузкой. Новая задача «вытягивается» и берётся в работу, когда для неё есть свободные ресурсы. Это помогает не перегружать команду

С чего начать

Канбан-доска может быть любой: пробковой, меловой, маркерной или даже обычным листом бумаги. А ещё — пространством в специальном онлайн-сервисе.

Физическая доска подойдёт для маленьких офисных команд и личного использования. Раздели её на несколько колонок, которые соответствуют этапам рабочего процесса. Опиши текущие задачи на стикерах. Размести каждый в подходящем столбце.

Удалёнщикам и большим проектам лучше сразу выбрать цифровую доску. Зачастую бесплатных функций достаточно, чтобы сделать первые шаги и понять, насколько метод подходит для задач. На какие сервисы обратить внимание — рассказали тут.

Вне зависимости от формата доски не забывай наблюдать за ходом работы. Обрати внимание: где застревают задачи, как распределяется нагрузка, какой у команды темп. Это поможет достичь главной цели — сделать твои процессы более эффективными.

Короче говоря

Канбан-метод помогает сделать работу понятной, сбалансированной и управляемой. Он предотвращает перегрузку команды и даёт возможность сосредоточиться на том, что действительно важно для достижения результата.

Начни с простых шагов — определи, какие в работе команды есть этапы и задачи. Визуализируй процессы с помощью колонок и карточек. Со временем можно подключать WIP-лимиты, Swiımlanes, аналитику — и точно взять хаос под контроль 😎

Оставляем статьи, чтобы лучше разобраться в тонкостях метода:

Что такое Канбан

Что такое Канбан-доска

Канбан для личной жизни