0 просмотренных постов скрыто
Культура бесящих созвонов: почему встречи съедают рабочий день и как это остановить
Рабочий день снова прошёл в созвонах, а задачи так и не сдвинулись? Разбираемся, почему встречи стали пожирателем времени, и как вернуть фокус на работу
10:00. В календаре стоит «быстрый созвон на 15 минут».
10:27. На встрече всё ещё говорят.
10:40. Созвон закончился фразой «давайте подумаем и вернёмся позже».
Знакомо?
Созвоны давно стали стандартом командной работы, особенно в удалённых командах. Но вместо того чтобы ускорять процессы, они чаще тормозят их. Рабочий день дробится на куски, фокус теряется, а ощущение хорошо проделанной работы так и не появляется.
Это команда WEEEK — сервиса по управлению проектами. Мы как никто другой разбираемся, что тормозит рабочие процессы, почему встречи съедают дни и как сделать так, чтобы созвоны действительно помогали, а не мешали.
Что бесит в созвонах
Созвоны особенно больно бьют по контексту. Мозгу нужно время, чтобы «войти» в задачу: восстановить цепочку мыслей, вспомнить решения, снова выстроить картину целиком. Исследования про глубинную работу показывают, что на это уходит в среднем 15–25 минут. Когда созвон врывается посреди работы, этот ментальный прогрев обнуляется. Формально встреча длилась полчаса, но по факту она съела почти час продуктивного времени — с учётом входа и выхода из фокуса.
Из-за этого рабочий день превращается в лоскутное одеяло из обрывков внимания. Мозг всё время перескакивает между задачами, не успевая углубиться ни в одну из них. В таком режиме сложные решения даются тяжелее, растёт количество ошибок, а чувство прогресса исчезает. Вроде бы весь день был занят, созвоны шли один за другим, а вечером остаётся ощущение, что ничего по-настоящему важного так и не сделано.
Почему созвоны становятся токсичными
Созвоны могут отравлять работу по нескольким причинам:
Задачи хранятся не в одном месте. Часть обсуждается в чатах, часть оседает в заметках, что-то запоминают «на словах», а что-то вообще остаётся только в чьей-то голове. В итоге созвон нужен, чтобы просто восстановить картину: кто что делает и делает ли вообще.
Решения не фиксируются. На встрече вроде договорились, разошлись с ощущением ясности, а через пару дней выясняется, что каждый понял по-своему. Приходится собираться снова, чтобы «напомнить» и «уточнить», хотя проблема была не в памяти, а в отсутствии зафиксированного результата.
Размытая ответственность. У команды нет общего пространства, где видно статус дел. Без прозрачной картины прогресса встречи становятся единственным способом контроля: проверить, не застряли ли задачи, и успокоить себя, что процесс хоть как-то движется.
Но все перечисленные причины выше вовсе не означают, что созвоны совсем не нужны. Порой без них не обойтись.
Когда созвон нужен, а когда без него легко обойтись
Созвон оправдан, когда обычной переписки или системы задач недостаточно:
Сложная синхронизация. Если тема многослойная и легко потерять нюансы, голос и экран помогают всем быть на одной волне
Нужны быстрые решения. Иногда ждать ответа через чат слишком долго, а решение нужно прямо сейчас
Конфликт или разные ожидания. Эмоции, недопонимание или спор быстрее разрешаются в диалоге, где слышно интонацию
Запуск нового проекта или изменение процесса. Когда команда только входит в новую задачу, важен живой контекст
Общий выровненный контекст. Все видят одну картину, слышат одно объяснение, меньше ошибок при дальнейшей работе
Иногда встреча превращается в пустую трату времени, если можно обойтись простыми инструментами:
Статус видно в системе. Если все задачи уже задокументированы и обновлены, достаточно проверить цифры и комментарии
Простые решения. Быстрая правка или уточнение умещается в пару сообщений, без созвона
Передача информации. Когда не требуется обсуждение, а просто донести факт
Вопрос к одному человеку. Нет смысла подключать всю команду ради одного ответа
Напоминания и уточнения. Если встреча нужна только для того, чтобы повторить то, что уже обсуждали, её лучше заменить системой задач
А теперь обсудим, как сделать так, чтобы онлайн-встреча точно не прошла впустую.
Как должна выглядеть здоровая культура созвонов
Чтобы созвоны не превращались в бесконечную болтовню, мы советуем перед каждой встречей составлять адженду. Это такой план встречи, где фиксируется:
Название
Цель встречи
Дата и время
Тема для обсуждения
Участники и ответственные
Временные ограничения (на выступления каждого участника или встречи в целом)
Вот как это может выглядеть:
Что в итоге
Созвоны — необходимая составляющая удалённой работы. Их становится меньше, если рабочие процессы налажены и задачи прозрачны. Когда есть единая система, где фиксируются задачи, статусы и ответственность, команда работает с минимальными включениями, а созвоны превращаются в инструмент, а не в костыль.
Ещё больше по теме управления ресурсами читай в нашем блоге:
Реклама ООО «ВИИИК», ИНН: 7722489513
Показать полностью
1
Как развалить команду за две недели? В этом поможет таск-трекер
Все вокруг говорят, что надо осваивать таск-трекер плавно и грамотно. Это скучно.
Гораздо интереснее сразу разобраться, как использовать его по-настоящему — так, чтобы у команды случился экзистенциальный кризис.
Собрали самые проверенные советы. Хотите навести суеты — попробуйте хотя бы пару пунктов из списка.
№1. Найдите софт с кучей опций
Идеальный трекер — тот, где функционал похож на швейцарский нож, а интерфейс сразу даёт понять, что вы здесь не главный.
Пусть половина опций так и останется нетронутой, главное, чтобы инструмент выглядел солидно и создавал ощущение большого, серьёзного процесса.
№2. Сразу купите подписку
Не слушайте тех, кто предлагает посмотреть обзор или демо. Это для слабых духом.
Если сервис особенно гордится своей «мощной техподдержкой», — отличный знак. Вам действительно придётся регулярно общаться с операторами и вникать — а это повышает дисциплину.
И, конечно, никаких пробных периодов — они только мешают почувствовать магию первого дня, когда люди открывают систему и начинают думать про увольнение.
№3. Дайте команде свободу действий
Формальные роли — это лишнее. Скрам-мастер может заболеть, продакт — уйти в отпуск, а хаос должен быть устойчивым.
Просто пишите коллегам в чат: «поставьте себе задачу». Пусть каждый сам решает, что ему делать, когда и где это фиксировать. Главное — чтобы вы в любой момент могли спросить, почему прогресс не двигается.
№4. Привейте культуру отчётов
Таск-трекер — это хорошо. Но одного трекера мало, чтобы по-настоящему контролировать процесс.
Поэтому попросите команду регулярно отчитываться отдельно: писать апдейты в общий чат, присылать дневные отчёты и собирать итоги недели. Даже если всё это уже есть в задачах.
Если кто-то устанет от этого цирка — не беда, на рынке много сотрудников, кому работа нужнее.
В YouGile такой приятный интерфейс, почему бы им не любоваться каждый час?
№5. Постройте «идеальный процесс» заранее
Не подключайте команду на раннем старте. Вы точно уверены, что ваш процесс уже идеален? Лучше спокойно добавьте побольше этапов, пропишите каждое согласование и обязательно составьте подробный регламент.
Реальная работа у вас, конечно, проще. Но мы же здесь за эффективностью.
И это только половина колонок — в YouGile можно сделать еще больше!
№6. Везде обозначьте дедлайны
Если у задачи нет даты — задачи не существует. Поэтому ставьте дедлайны на каждый пункт в чек-листе: «уточнить», «посмотреть», «подумать» и т.д.
Конечно, половина этих действий не требует никакой срочности, но кто сказал, что это важно? Главное — чтобы доска была красной. Когда у людей всё горит, они меньше спорят и быстрее работают.
№7. Не захламляйте карточки задач
Визуальный шум мешает работать. Поэтому оставляйте описание задачи лёгким и лаконичным — не больше двух предложений.
Желательно оставить в описании что-то универсальное в духе «Сделать всё по красоте» или «Разобраться до завтра». Так команда творчески интерпретирует смыслы и придёт к неожиданным решениям.
№8. Ставьте все теги на все карточки
Не жалейте меток — должно быть сразу видно, зачем нужна задача. Срочность, источник, тип, направление, зона ответственности, продуктовая ветка, приоритет, формат, риск, подтип риска — всё важно. Если поле есть, его надо заполнить.
Пусть карточка выглядит как новогодняя ёлка, зато будет ощущение, что вы держите процесс под контролем и точно ничего не упустите.
Ну медятина же
№9. Используйте трекер только для контроля
Работайте в мессенджере, команда и так сидит в нём почти всё время. Так коллеги точно увидят ваши срочные сообщения в 23:35. А в трекер заходите раз в неделю: заносите туда задачи «для галочки», чтобы видеть цифры, статусы и отчётность.
Обновляйте доску так, чтобы на ней всё выглядело чуть лучше, чем в жизни. Так и команда спокойна, и начальство лишний раз не лезет с дурацкими вопросами.
Задачи тоже обсуждайте в мессенджере — это ведь удобнее. Если кто-то жалуется, что информация теряется или дублируется — их проблемы, надо привыкать к темпу работы.
№10. Регулярно меняйте продактов
Новый продакт приносит с собой опыт и трекер с предыдущей работы. Конечно, на словах он лучше предыдущего и магическим образом решает все проблемы.
Дайте продакту карт-бланш. А через полгода, когда он достанет всю команду, меняйте его на нового — так отдел останется в тонусе.
№11. Автоматизируйте вообще всё
Добавьте автопереносы, автоназначения, массовые уведомления. Это всё ускорит работу и снимет нагрузку с вечно меняющихся проджектов.
Если задача прыгает между колонками без участия коллег — супер, автоматизация удалась. А если исполнители не понимают, что вообще происходит на доске — значит, пора добавлять ещё один сценарий.
№12. Не разбирайте бэклог — чем больше идей, тем лучше
Бэклог — это живая история команды. Каждая старая идея или забытая гипотеза может когда-нибудь выстрелить. Да, список растёт, но в этом тоже есть польза: команда видит, насколько глубока и масштабна её работа.
Приоритизация, конечно, превращается в лотерею, зато какая интрига. И вообще, если что-то пролежало полгода, значит, оно выдержало проверку временем. А что выдерживает время — то заслуживает остаться ещё.
Помните: в бэклоге не бывает лишнего
Что-то из этого видали в жизни? Делитесь в комментариях.
После всех этих советов может возникнуть странное желание — поработать нормально. YouGile подходит и для этого. Команды до 10 человек получают полный доступ ко всем функциям — бесплатно и навсегда.
Реклама ООО «Юджайл», ИНН: 7725393915
Показать полностью
6
Семейный календарь в Telegram
" - Здравствуйте, а почему ваша дочь не пришла на дополнительную тренировку?"
Да откуда я знаю почему! Сообщение от тренера ребенку переслал. Обсудили, что на выходных никуда уехать не сможем. Но в голове у обоих отложилось, что тренировка должна быт не в субботу, а в воскресенье. А у нас три дочери. У жены 20 чатов со школы, секций, кружков, соревнований, домовые чаты и т.д.
С чувством вины перед тренером и злобы на собственную неорганизованность я сел решать эту задачу.
Изучил сервисы по ведению семейного планирование и ничего подходящего не нашел. Да и в целом не могу представить, как заставить подростка установить приложение в котором ему надо будет делать записи, что-то планировать и отслеживать. Сейчас в школах дневники отменили и даже домашнее задание записывать не надо, всё присылают в приложение.
Зато Telegram есть у всех и сидят они там постоянно!
Вооружившись небольшими знаниями в n8n я ринулся собирать прототип семейного календаря (Для тех кому лень читать и хочется начать пользоваться FamPlanner_bot ):
Workflow n8n
Всё начиналось с нескольких нод и с каждым днем обрастало новыми ветками. Самое главное, что бот РАБОТАЛ и выполнял основные функции:
создание/удаление события (начало, окончание, описание);
уведомления за час и о начале события;
цикличность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно);
добавление участников события (событие создается у меня и в его личном календаре).
Уже тогда, гордый собой, я хотел написать пост и поделиться ботом с Пикабу.
Я начал пользоваться ботом, создавал первые события, подключил к тестированию семью. Но всегда есть это гребаное "НО". Тут подтупливает, тут тормозит. Создал событие, а где уведомление? А когда пришло осознание, что бот работает только по Московскому времени, то совсем грустно стало.
Нам нужен новый Супергерой (программист)! Человек который разбирается в коде, базах данных, серверах и не пошлет меня). И мой замечательный друг откликнулся, прилетел на помощь и ринулся в бой! FamPlanner_bot был полностью переписан в Python, перенастроена база данных и прочие нужные и умные вещи в которых я не сильно понимаю. СПАСИБО БОЛЬШОЕ ДРУГ! (я уверен ты это прочтешь)
С его разрешения выкладываю фото.
Теперь нас целая команда! Все новогодние праздники я не давал ему отдыхать. Созвоны в час ночи, как норма) И теперь есть продукт который не стыдно показать и которым хочется делиться: FamPlanner_bot .
Коротко расскажу, как работает:
В начале просто нажимаем /start и делимся геолокацией. Это надо только для определения часового пояса (timezone), чтобы вовремя приходили уведомления и корректно работал календарь. (если нажмете пропустить то будет работать по Московскому времени)
Далее нажимаем "Показать календарь" и начинаем добавлять события, просто нажимая на нужную дату-кнопку!
Для того чтобы добавлять участников события отправьте боту контакт (через скрепку) и попросите члена вашей команды запустить бота, ведь он не имеет права писать человеку первым.
После сохранения участникам придут сообщения о том, что вы добавили ему событие (можно тут же отказаться и удалить его из своего календаря).
А рядом с датой появится маленькая цифра показывающая количество планов на этот день.
Осталось дождаться напоминания и радоваться, что вы ничего не забыли и везде успели!
Подойдет не только для семей, но и для небольших команд.
Я очень хочу, чтобы нашлись люди кому FamPlanner_bot будет полезен. Хочу попросить вас поучаствовать в первом запуске. Нажать старт и создать события, добавить участников и дождаться уведомлений. Надеюсь будут пожелания, что улучшить и какие функции добавить. Мне очень важно ваше мнение и комментарии.
А мы дальше будем дорабатывать функционал и выкладывать посты с инструкциями и новыми фишками.
P.S.: Моделью для логотипа выступил мой кот Оскар.
Показать полностью
7
Как вместе принять решение, которого никто не хочет — Парадокс Абилина
Вступление: как обычно все началось с долгой встречи
Это был тот самый момент, когда все очевидно были против, но вслух говорили «за». Итак, сидели мы на встрече, где обсуждался достаточно серьезный проект. Детали совершенно не важны. Главное что по всем раскладам правильным было решение сказать «нет» и проект этот убить. Но началась дискуссия, и ситуация начало происходить что‑то странное. странное. Каждый по отдельности высказывал сомнения, приводил аргументы против, но заканчивал свою речь выводом, что мол «А может, все‑таки попробуем?» В итоге даже наиболее скептичные начинали сомневаться: «Ну не могут же все быть неправы»
Ситуацию спас коллега, который на встречу опоздал и больше наблюдал наши невнятные попытки выбрать между плохим и неправильным. Он посмотрел на нас и сказал: «Ребят, как говорится, я не читал, но осуждаю. В смысле, я презентацию не слышал, но смотрю на то, как вы её обсуждаете, и по всем признакам выглядит так, что вы не ок с положительным решением. Но при этом как будто сами себя убеждаете. Вопрос: А зачем мы это делаем?»
И это был перелом в дискуссии. Он своей простой фразой как туман разогнал и сделал всё кристально понятным. В итоге весь разговор переместился в очень практическую плоскость, и достаточно быстро все приняли отрицательное (и это хорошо) решение.
А если бы он не пришёл и не высказал свою точку зрения? Скорее всего, получилось бы так, что все (как будто) единогласно решили дать зелёный свет, а по факту были против. И когда решение врезало бы нам по затылку, вспоминали и думали: «Ну вот, конкретно же я был против».
И вот в чем вопрос: почему группа вполне неглупых людей, работая совместно могут на голубом глазу убедить себя принять заведомо плохое и губительное решение? А дело вот в чем (сейчас будет скачок во времени и пространстве)
Что такое парадокс Абилина и откуда он взялся (спойлер: из названия города)
Самое интересное, что это вообще не абстракция, а вполне реальная ситуация. Итак, Летний день 1970-х в Техасе. Семья скучает на крыльце, лениво пьет лимонад. Тут внезапно (чтобы всех осчастливить) тесть предлагает: "Поехали в Абилин пообедать" (примерно 80 км по жаре без кондиционера). Далее разговор принимает такой оборот.
Жена: «Ну да, давно туда хотела».
Муж (которому вообще не охота двигаться): «Ага, классная идея, а что теща думает?».
Тёща: «Очень рада с вами куда-то выбраться».
В итоге вся эта компания несколько часов трясётся по жаре. В ресторане их плохо кормят, и они в расстроенных чувствах проделывают обратный путь.
Часов через пять они наконец дома. Муж, пытаясь разрядить обстановку: «Ну, хорошо же съездили».
Жена (психует): «Да я вообще ехать не хотела, это вы все…».
Тёща: «А я согласилась, потому что не хотела вас расстраивать».
Тесть: «А я всё это предложил, потому что думал, что вам скучно».
Что в итоге? Группа людей совершила адскую поездку, которой никто не хотел вообще. Из этого случая и произошел парадокс, который был назван в честь того самого города Абилина, куда не задалась поездка. Он отражает ситуацию, когда группа принимает решение, противоречащее истинным желаниям всех её членов.
Почему мы молчим, когда нужно говорить?
Очевидно, что такая ситуация является крайне опасной и часто может привести к фатальным последствиям в бизнесе. При этом, важно отдавать себе отчет, что мы делаем это постоянно. Запускаем провальные проекты, нанимаем не тех людей, вкладываемся в бесперспективные направления. На совещании все кивают, а в душе каждый думает: «Идея — провал». Но при этом, совершенно не заботится о том, чтобы высказать свое мнение до того, как решение получило зеленый свет.
Очевидный вопрос: почему так происходит? Причин несколько, но все они крайне прозаичны и вот некоторые из них:
Страх выделиться — «Если все согласны, а я против, то значит причина во мне?» Поэтому простое и очевидное решение — согласится с мнением групп. Хотя по факту, это мнение вообще не сформировано.
Додумывание за других — «Я думаю, что то, что я скажу ему не понравится, а выглядит он уверенным, и я думаю, что он знает лучше». Частая проблема, когда вместо того, чтобы нести ответственность за свои мысли и действия, мы стараемся переложить ответственность на других, считывая невербальные сигналы.
Культурные запреты и избегание конфликта — особенно это ярко проявляется в средах, где не принято жестко критиковать или наоборот, высказывать альтернативную точку зрения, противоречащую точке зрения начальства. Ну и естественно, мы подсознательно боимся, что если наше мнение противоречит группе, то это вызовет конфронтацию. А оно нам надо? еще начальник подумает, что мы не командные игроки.
В итоге получается порочный круг: каждый думает, что он один мыслит иначе, проблема именно в нем, а все остальные знают что делают. В итоге, все поочередно кивают друг на друга и ведут свой бизнес к предсказуемому, но печальному результату.
Можно ли с этим что-то делать?
Да можно, и хорошая новость — это не самое сложное, над чем приходится работать. Есть несколько действенных и практических способов побороть данный парадокс.
Любому руководителю, надо в первую очередь создать атмосферу, где можно говорить нет и высказывать мнение. Очевидно, что если руководитель позиционирует себя как «главный, кто всегда прав», люди будут молчать. Мне сильно помогает, в случае если я вижу несогласие или сомнения в решении спросить прямо: «Я же вижу, что вам не нравится. Давайте, скажите. Всем проще будет»
Переспрашивать по нескольку раз, особенно у молчунов. Глупо ожидать, что люди сразу и с радостью в глазах вывалят все, что у них на сердце. Особенно, если это что-то, что потенциально может (на первый взгляд) добавить негативного вайба. Но если искренне демонстрировать свою заинтересованность во мнении человека - в один момент это начнет работать. И то, что можно получить, оправдает все вложенные усилия
Иметь в дискуссиях своего «адвоката дьявола». Да, мы часто избегаем саркастичных, чересчур прямолинейных и не сильно дипломатичных людей. Но именно они помогают трезво взглянуть на ситуацию. Здравая критика помогает сбрасывать оцепенение с команды и может перевести дискуссию вообще в другую плоскость.
Ну и если являетесь одним из тех, кто участвует в подобном обсуждении и чье слово может повлиять на конечное решение, то перед тем как со всем соглашаться и двигаться по пути наименьшего сопротивления имеет смысл спросить себя: «Если бы решение зависело только от меня, я бы сделал так же? Или я просто плыву по течению?»
Вполне очевидное заключение
Парадокс Абилина — это еще одна ловушка, которую нам сам создаёт наш хитрый и иногда ленивый мозг. Если с этим не работать, то последствия могут быть крайне негативными, причем как для бизнесовой, так и вполне себе частной жизни каждого из нас. Просто в следующий раз, когда будете чувствовать, что соглашаетесь «за компанию», стоит вспомнить про ту техасскую семью, трясущуюся по жаре в Абилин, куда никто не хотел ехать. Иногда один неудобный, но честный вопрос может спасти от крайне неприятных последствий и сэкономит кучу денег и нервов.
Спасибо, что прочитали. Если понравилось — буду рад вашим реакциям. И зову всех, кому интересна тема в свой канал, где пишу про бизнес и инструменты менеджмента
Показать полностью
1
Командная работа!
(Подсмотрено в "Аморальные мемчики" - клуб нестандартного юмора!)