• Кому подойдет: тем, кому нужен простой и надежный ежедневный планировщик.

• Плюсы: работает на всех устройствах, есть календарь, трекер привычек, удобные виджеты.

• Минусы: часть продвинутых функций доступна только в премиум-версии, но базового набора хватает большинству пользователей.

2. LeaderTask

LeaderTask — это приложение для планирования дел и управления проектами. Оно работает полностью офлайн, но при этом поддерживает облачную синхронизацию. В нем можно вести списки задач, ставить напоминания, создавать проекты и назначать задачи коллегам.

• Кому подойдет: фрилансерам, небольшим командам и тем, кто ценит безопасность данных.

• Плюсы: полностью на русском, удобные мобильные и десктопные версии, разовые платежи вместо подписки.

• Минусы: интерфейс чуть менее современный, но функционал богатый.

3. ClickUp

ClickUp — это планировщик и система управления задачами, которая отлично подходит и для личного пользования, и для командной работы. Здесь можно создавать задачи, разбивать их на подзадачи, добавлять напоминания, прикреплять файлы и вести целые проекты. Интерфейс поддерживает русский язык, а базового бесплатного тарифа хватит большинству пользователей.

• Кому подойдет: тем, кто любит гибкие инструменты, но при этом хочет, чтобы все было интуитивно понятно.

• Плюсы: бесплатный тариф с широким функционалом, поддержка календарей, досок и списков, приложение для смартфона.

• Минусы: при очень большом объеме задач интерфейс может показаться перегруженным.

4. Forest 🌲

Forest — это приложение для концентрации, которое помогает не отвлекаться на телефон. Работает оно просто: вы запускаете таймер, и пока не трогаете гаджет, в приложении растет дерево. Стоит открыть соцсети — дерево умирает.

• Кому подойдет: тем, кто часто прокрастинирует, зависая в социальных сетях.

• Плюсы: геймификация, красивая визуализация процесса, возможность копить виртуальные монетки и даже помогать высаживать реальные деревья.

• Минусы: подходит скорее для работы с телефоном, а не с компьютером. Но зато отлично тренирует дисциплину.

5. Fabulous

Fabulous — приложение-наставник, которое помогает внедрять полезные привычки. Например: вставать пораньше, пить больше воды, делать зарядку или уделять время медитации. Все это подается в формате «миссий», которые нужно выполнять каждый день.

• Кому подойдет: людям, которые хотят изменить образ жизни и приучить себя к здоровым привычкам.

• Плюсы: красивый интерфейс, мотивационные напоминания, русская локализация.

• Минусы: часть расширенного контента доступна только в премиум-версии, но базовых функций хватает для старта.

6. Daylio

Daylio — это минималистичный дневник настроения и привычек. Вместо длинных записей вы просто отмечаете, как прошел день, и какие привычки выполняли. Со временем приложение строит статистику: например, вы можете увидеть, что спорт повышает настроение, а поздний сон — наоборот снижает.

• Кому подойдет: людям, которые хотят лучше понять себя и отслеживать эмоциональное состояние.

• Плюсы: удобный и простой интерфейс, все на русском, красивые графики и отчеты.

• Минусы: нет глубокой аналитики в бесплатной версии, но базовых функций для самонаблюдения достаточно.

7. Trello

Trello — популярный инструмент для визуального планирования в формате Kanban-досок. Можно создавать карточки с задачами, перемещать их между колонками («Сделать», «В процессе», «Готово») и добавлять детали: сроки, вложения, чек-листы.

• Кому подойдет: как отдельным пользователям, так и командам. Студенты могут использовать его для учебы, фрилансеры — для проектов, а семьи — для планирования домашних дел.

• Плюсы: полностью на русском, легко настроить под любые задачи, много готовых шаблонов.

• Минусы: если задач становится очень много, интерфейс может перегружаться.

Эти приложения помогают держать жизнь под контролем и формировать новые привычки. Но важно помнить: сами по себе они не решают проблему продуктивности — решает ваша дисциплина и готовность действовать.

А если вы хотите системно подойти к вопросу, у нас есть подборка онлайн-курсов по тайм-менеджменту, привычкам и личной эффективности. Там можно найти проверенные методики и пошаговые инструкции, которые помогут в жизни не меньше, чем приложения.

Мы пробовали разные инструменты — Time Doctor, Insider и аналоги. На первый взгляд все выглядело удобно: дашборд продуктивности, графики активности, таблицы задач. Но на деле сотрудники ощущали себя дискомфортно, чувствуя себя под слежкой, ведь так оно и было. Мое мнение: инструменты для отслеживания рабочего времени нужно переименовать в инструменты слежки за сотрудниками. Как будто сериал “Разделение” воплотился в жизнь. Но обо всем по порядку.

Активность ≠ продуктивность

Мы быстро поняли, что при желании запреты обойти может любой, а программы типа Инсайдера и Тайм Доктора отслеживают активность, а не продуктивность. Кто бы мог подумать Можно сидеть в документе весь день и написать две строчки, которые можно было написать за пять минут и не принести никакой пользы, а можно написать две строчки кода, которые заняли неделю и решили проблему бизнеса.

Программы отслеживания времени не предлагают инструмент по оценке эффективности, и это нормально — потому что это работа руководителя. Знаю, вот это поворот

Опоздания и дисциплина

Программы по отслеживанию времени с кейлоггерами еще и показывают, когда люди пришли и ушли на работу. Да, люди опаздывают, с кем не бывает? Но это не всегда отрицательно влияет на продуктивность сотрудника, если у него есть свои задачи, а не общие, которые делятся поровну на присутствующих.

Например, наш маркетолог стабильно опаздывала каждый день на час, уходила на обед на полтора часа, но стабильно выдавала идеи, которые приносили компании прибыль.

Как-то наш HR, увидев ее статистику в программе, схватился за голову и вызвал ее на разговор:
— Аня, ты должна приходить на работу вовремя каждый день, это правило для всех!

Ане было насрать на это это не пришлось по душе. Она честно пыталась ага, конечно, но из-за пробок добиралась на работу в два раза дольше, по дороге теряла энтузиазм, а чтобы успеть выгулять собаку, ей приходилось вставать на час раньше. В итоге Аня начала искать другую работу. И только когда HR стала искать ей замену, поняла, что на эту должность придется брать двух специалистов с аналогичной зарплатой. Вопрос снялся сам собой, и Аня продолжила генерить нам классные кейсы.

Таск-трекеры: любим, но осторожно

Я всей душой люблю таск-трекеры, о чем уже писал в посте про кота. Но не все трекеры одинаково полезны — и не всем.

По моим оценкам, у работников нашего отдела уходил час каждый день на создание и редактуру задач. Это время, которое можно было бы потратить на реальную работу. Плюс я видел, что сотрудники раздражались и у них уходило много моральных сил, чтобы заставить себя поработать в трекере.

В итоге мы решили минимизировать бюрократию: просто заносим задачи и мероприятия в трекер, передаем друг другу и отмечаем решенными. Этого достаточно, чтобы на канбане видеть фронт работ, ну как в прошлом посте с котом.

Что мы пробовали

1. Time Doctor

Считает «продуктивное время», делает скриншоты экрана каждые несколько минут, фиксирует активность мышки и клавиатуры. Программа фильтрует сайты и приложения, контролирует затраченное время и предоставляет отчетность. Из всех программ такого типа, как мне кажется, самая щадящая.

2. Инсайдер
Отслеживает действия работников на персональных компьютерах и мобильных устройствах: записи экрана, наблюдение за активностью в приложениях и интернете, контроль ввода с клавиатуры, журнал нарушений.

3. Kickidler

Позволяет смотреть живое видео с рабочего стола и даже прокручивать «фильм» рабочего дня сотрудника. Программа записывает не отдельные снимки, а потоковое видео экрана, позволяя наблюдать за действиями сотрудника в течение дня. То есть руководитель занимается тем, что смотрит кино о дне своего сотрудника. Мне как руководителю некогда таким заниматься. Да и вообще все программы такого типа по сути шпионы. Вроде напоминает что-то?

4. Таск-менеджер Projecto

Мы использовали таск-менеджер на всю катушку. В какой-то момент мы не просто навели порядок в задачах, это был порядок ради порядка. Тогда казалось, что так и должно быть, но со временем я стал получать негативную обратную связь и обрывки разговоров в офисе: то у кулера, то на кухне. Ну тут у меня жопа подгорела, и я решил что-то с этим делать.

К чему это привело

• Гонка с таймером. Люди включали учет времени на все подряд — лишь бы статистика выглядела красиво.

• Стресс от скриншотов. Зная, что экран снимут каждые 10 минут, сотрудники стрессовали, как бы не открыть чего лишнего.

• Имитация бурной деятельности. В отчетах появлялись «документы ради документов» — чтобы создать видимость активности.

• Заморозка инициативы. Никто не хотел пробовать что-то новое, ведь система могла посчитать это «прокрастинацией».

Самое неприятное: цифры не совпадали с ценностью. Можно провести 7 часов в Excel и Word, но не приблизить компанию ни на шаг к цели.

Переломный момент

В какой-то момент мы отключили все системы контроля — просто как эксперимент.

Вместо скриншотов и таймеров начали обсуждать:

• какие задачи важны на этой неделе,

• кто за что берет ответственность,

• как оценить результат в реальных показателях.

Что изменилось

• Количество закрытых задач реально выросло.

• Люди стали сами брать ответственность: «эту часть я сделаю до среды, можешь на меня рассчитывать».

• Исчезла гонка «для отчета», появилось честное общение и новые идеи.

Вывод

Системы жесткого контроля сотрудников работают против компании. Они учат обходить правила и имитировать работу, но не решать задачи.

Эффективнее всего оказалось давать команде определенный уровень свободы. С рамками по результату, но без микроменеджмента. Да, я знаю, с подключением интернета!

Наш рецепт:

• ежедневный короткий синк на 10 минут,

• трекер задач без таймера,

• еженедельная сверка целей,

• спокойно относиться к опозданиям,

• свобода выбирать, как именно выполнять работу.

И это дало гораздо больше, чем тысячи скриншотов.

Все эти истории убедили меня в одном: контроль ради контроля не работает. Людям нужно давать определенный уровень свободы. Для компании это не минус, а плюс. Вовлеченность растет, а результаты оказываются выше, чем в атмосфере постоянного надзора.

Пы.Сы. Скучали по Фенриру? А он по вам нет:)

Хорошо кушает, вроде бы передает привет.

• Простота в создании задач: легко создавать задачи, делить на подзадачи, отслеживать сроки, устанавливать связи.

• Удобство командного общения: возможность полноценного обсуждения задач и быстрого обмена информацией.

• Прозрачность процесса: инструменты планирования, календари и прочее.

• Наличие бесплатной версии или хотя бы пробника.

Сам я немного помешан на процессах, автоматизации, экономии сил и времени. Мой быт при моих с женой инвалидностях (я опорник, жена — опорник с коляской) в идеале требует довольно жёсткого планирования — это своего рода производственный процесс. Поэтому в последнее время живо интересуюсь системами оптимизации времени — и для личной жизни, и для работы.

У каждого инструмента свои крутые фичи, которые при выборе могут стать решающими, по ним я подробно пройдусь.

Поехали!

1. YouGile

Ссылка на сайт

YouGile — система управления задачами, в которой качественно сделаны именно основные, самые важные для работы функции: таск-трекер в виде канбан-досок, задачи и подзадачи, отчёты, диаграмма Ганта и мессенджер. А всякое дополнительное или сложное включается расширениями.

Цены:

• Бесплатно для команды в десять человек и без каких-либо ограничений. Это редкость: большинство сервисов дают бесплатный доступ только для пяти пользователей, ставят лимиты. Платно — 495 ₽/мес. при оплате за год, с 11-го пользователя.

• Коробка — от 849 ₽/мес. за пользователя.

• Ещё есть LowCode-платформа для кастомизации системы под большие команды. По сути, та же коробка, но можно быстро апгрейдить под иезуитские запросы тех, кому простота хуже воровства. Цену нужно узнавать у разработчика.

Плюсы:

• Простота внедрения. Я искал бесплатную систему управления задачами, которой будет удобно пользоваться сразу, без обучения. У сервиса хороший UX — не надо никаких туториалов, просто зарегался, начал создавать задачи. На всё ушел час.

• Общение вместе с планированием. Когда ставишь задачи и обговариваешь всё в одной системе — это однозначно жирный плюс. А здесь — полноценный встроенный мессенджер и своя фишка для командного обсуждения задач. О ней расскажу в киллер-фичах.

• «Сводки» для контроля процессов. Можно фильтровать задачи по срокам, приоритетам или ответственным людям. Посмотреть статистику по времени. В каждой карточке есть лог событий с историей согласования и других действий.

• Интеграции. Много разных дополнительных автоматизаций в «галерее расширений». Включаются они по желанию и не загружают базовый интерфейс. Из последних, которое мне зашли: уведомления в Telegram через бота и AI-ассистент в чатах.

• Мобильная версия. Удобно получать пуши по задачам на мобилку и быстро чатиться. Но если застрял в пробке, то можно зайти в проект и полноценно поработать с задачами.

Киллер-фичи:

• Чаты внутри каждой задачи. Не просто комменты, а полноценный мессенджер. Можно прикреплять файлы, обсуждать, делать запись экрана и согласовывать все детали. Не надо больше долго искать по чатам, контекст обсуждения перестал теряться.

• Гибкая настройка прав доступа. С десяток опций, чтобы настроить роли и права. Можно определить, кто видит задачи, кто может их редактировать или менять статусы. Приглашать пользователей-гостей можно без ограничений.

• Удобная работа с подзадачами. Подзадачи — моя боль. В большинстве сервисов они открываются в отдельных окнах, их неудобно редактировать. Здесь они отображаются сразу на доске, можно ставить дедлайны и назначать человека. У подзадач куча неожиданных сценариев: бесконечная вложенность, цикличность, подзадачи могут связывать разные доски, а их количество не ограничено.

Минусы:

• Нет глубокой аналитики. Всё же этот инструмент ближе к командному таск-трекеру, чем к полноценной CRM.

• Нет зрелого wiki-раздела. Почему за семь лет на рынке система не обзавелась базой знаний? Для меня это большая загадка.

Кому подойдёт:

• Командам и стартапам, где нужно быстро организовать работу без сложных настроек.

• Командам, работающим по Agile, или выходящим из Trello.

• IT-командам, диджитал- и маркетинговым агентствам, небольшим производствам и отделам продаж.

2. Kaiten

Ссылка на сайт

Заслуженная топ-2 программа по управлению проектами в моём списке. Дизайн подкупил — чистый, понятный, красивый.

Содержит базу знаний, где можно создавать и редактировать документы, поддерживает миграцию из Jira, Trello, Asana, ClickUp и всеми любимого Notion.

Цены:

• Есть бесплатная версия с неограниченным количеством участников, но ограниченным функционалом.

• Платный тариф начинается от 420 ₽/мес. за пользователя. Пакеты отличаются количеством модулей: в стандартном тарифе их два, а в профессиональном шесть.

• Есть коробочная версия Enterprise со всеми фичами и модулями — цену нужно узнавать у разработчика.

Плюсы:

• Гибкая работа с задачами. Позволяет создавать очень сложные рабочие пространства с несколькими досками, дорожками, настройками разных задач и отделов.

• Хорошая аналитика. Несколько вариантов представления: доски, списки, таблицы, таймлайн, диаграммы и календари. Можно распределять задачи по этапам, отслеживать загрузку команды, время выполнения задач и узкие места.

• Куча опций в платных тарифах. Всё и не перечислить. В основном это точечные дополнения к основным, а также такие фичи, как автоматизация процессов, диаграмма Ганта, установка ограничений для разных пользователей.

Киллер-фичи:

• Поддержка Agile. Можно работать со скрамом и канбаном: добавлять юзер-стори, вести бэклог, планировать спринты, оценивать сложность покером планирования и использовать диаграммы сгорания, чтобы отслеживать прогресс. Увы, не бесплатно.

• Широкая интеграция. Подключает Slack, Telegram и Microsoft Teams для уведомлений и создания карточек, синхронизирует задачи с Google календарём. Есть интеграции с GitHub и GitLab. Kaiten можно связывать с другими приложениями через Zapier.

Минусы:

• Ограниченная базовая версия. С одной стороны, разные модули — это круто. Но всё доступно только платно — это сильно влияет на выбор системы управления проектами. Причём в Standard можно подключить всего двух человек, а в Pro — шестерых. С другой стороны, вряд ли кто-то будет пользоваться всеми фичами.

• Перегруженность. Функций слишком много. Чтобы работать с этим инструментом на продвинутом уровне, надо долго сидеть и разбираться. А в идеале — выделить человека под настройку рабочих процессов.

Кому подойдёт:

• Компаниям, работающим с большим количеством команд и проектов одновременно.

• Разработчикам, маркетологам и руководителям, которым нужна программа по планированию портфелей проектов.

• Тем, кому важен функционал шире контроля задач. Например, корпоративная база знаний.

3. Shtab

Ссылка на сайт

Относительно свежая российская программа по планированию проектов, которая набирает популярность.

Сразу отмечу очень приятный дизайн и достойный UX: этот сервис тоже освоил почти без подсказок.

Shtab содержит, конечно, трекер задач, финансовое планирование и контроль рабочего времени. Последнее, между прочим — самая известная функция сервиса. Но обо всём по порядку.

Цены:

• Бесплатно до пяти участников, но с ограничениями по функциям и объёму хранилища.

• Цена подписки на облачный сервис зависит от тарифа (Start, Base и Pro) и начинается от 100 ₽/мес. за пользователя.

• Цена коробки рассчитывается индивидуально.

Плюсы:

• Разные варианты визуализации. Можно работать с задачами на канбан-доске, в списках, на диаграмме Ганта, в календаре и с матрицей Эйзенхауэра. Последнее удобно для личных задач, чтобы сортировать карточки по срочности и важности.

• Финансовое планирование. Можно вести бюджет проекта прямо в этой системе. По затраченному времени рассчитывать оплату сотрудников, работающих по почасовым ставкам.

• Гибкая командная работа. Есть настройка доступа к отдельным проектам, задачам и документам для разных пользователей. Можно подключить клиентов или подрядчиков как гостей системы.

• Широкая интеграция. Работает с Jira, Trello, Asana, Wrike. Через Zapier и Albato Shtab связывается с другими сервисами. Интегрируется с Telegram, где, помимо создания задач и уведомлений, можно отвечать на комментарии. На подписке PRO доступен API.

• Есть приложения. В App Store, Google Play и RuStore.

Киллер-фичи:

• Учёт рабочего времени. Shtab фиксирует, когда люди начали и закончили задачу, делает скриншоты экранов сотрудников и отмечает, сколько времени ушло на паузы (когда активности на экране приложения не было). Насколько это этично — решайте сами.

• Встроенный прямо в задачу редактор. Можно писать тексты, добавлять таблицы, ссылки и файлы. Для разработчиков — вставка кода с подсветкой синтаксиса основных языков. Собственно, так работало и в Notion, где каждая задача — мини-база знаний.

Минусы:

• Это не полноценная программа по планированию проектов. Хотя в Shtab есть блок учёта финансов, полноценного управления ресурсами здесь нет. Аналитика тоже простая, мало чем отличается от аналитики других инструментов подборки.

• Ограниченная кастомизация. В Shtab можно менять названия элементов, группировать пространства в папки и управлять отображением карточек. Но если нужно что-то сложнее — например, настраивать структуру досок, добавлять особые поля или создавать сложные сценарии — инструмент может показаться недостаточно гибким.

Кому подойдёт:

• Небольшим командам, где важны простая работа и простая же организация задач.

• Проектам с удалённым штатом — для дополнительного контроля за работой сотрудников.

• Креативные команды, которым нужен редактор контента внутри задач и приятный визуал.

4. Weeek

Ссылка на сайт

Система управления проектами и задачами, которая стала особенно популярной после ухода Notion. Объединяет таск-трекер, базу знаний, CRM и систему аналитики.

В целом похожа на Kaiten, но может меньше и осваивать её проще. При этом переносит данные из Jira, Trello, Asana, ClickUp и Notion.

Цены:

• Бесплатно для команд до пяти человек. Но с ограничениями по количеству досок, проектов и документов в базе знаний.

• Остальные тарифы начинаются от 199 ₽/мес. за пользователя. Причём подпиской Lite могут пользоваться только команды до десяти человек.

Плюсы:

• Удобная интеграция. Weeek отправляет уведомления в Telegram, VK и Slack. Можно прикреплять файлы, включая доски Miro и Figma. Сервис поддерживает календари Google, Яндекс и Apple. Есть открытый API, чтобы настроить платформу под свои задачи.

• Хороший набор для планирования. Включает канбан-доски, списки, таблицы, диаграмму Ганта, таймлайн и календарь. Плюс кастомные поля и теги, что полезно, когда нужно сгруппировать задачи или подсветить что-то нестандартное.

• Управление доступом. Есть удобные настройки: можно ограничить видимость задач до отдельных пользователей или дать гостевой доступ подрядчикам и клиентам.

• Приложения. Для Android, Windows, iOS и MacOS.

• Корзина. Все файлы и задачи попадают в корзину. Поэтому можно не переживать про «ой, я что-то нажал, и всё удалилось».

Киллер-фичи:

• Экспорт задач. Можно выгружать задачи в XLSX, CSV или JSON. Это полезно для анализа, отчётности, миграции и архивации данных.

• Неограниченные рабочие пространства. Нет ограничения количества рабочих пространств. Каждое настраивается отдельно: доступы, задачи, доски, таймлайны. И можно установить приватность отдельных ролей или пользователей.

• Шаблоны досок. Разработчики могут выбрать шаблоны канбана или скрама, а контент-команда — редакционную доску, контент-план и т. д.

Минусы:

• Неудобная работа с подзадачами. Как я уже писал, для меня это важный момент, и в Weeek я с ними намучился. Не видно, кто отвечает за подзадачу, какой у неё дедлайн. А чтобы это узнать, приходится заходить в каждую задачу отдельно. Причём подзадачи открываются в отдельном же окне. А если его закрыть, то сразу перекидывает обратно.

• Слабый UX. Здесь, конечно, минимализма нет и близко. Из-за того, что можно раскрашивать всё подряд (привет коллегам!), карточки выглядят крайне сумбурно. Выполненные задачи автоматически зачёркиваются, а просроченные — подсвечиваются, даже если дедлайн проставлен случайно. А теперь представьте, что у вас таких карточек на доске штук 40…

Кому подойдёт:

• Агентствам с разными заказчиками, компаниям с большим числом отделов.

• Командам с гибкими процессами, которые работают с канбан-досками и хотят использовать таймлайны, календарь и другую визуалку.

• Тем, кому нужен комплексный сервис с продвинутой базой знаний.

5. Yandex Tracker

Ссылка на сайт

Облачный инструмент управления проектами и задачами для пользователей экосистемы Яндекса. Если бы у минимализма был свой сервис, это был бы Yandex Tracker.

Проект ориентирован на Agile-команды. Есть уже всем привычные канбан- и скрам-доски, набор фич управления задачами, скромная аналитика и ограниченная кастомизация. Короче, самая базовая база.

Цены:

• Бесплатно для всех пользователей с аккаунтами Яндекса, для команд — до пяти человек. Без ограничений по функционалу.

• Тарифы для бизнеса начинаются от 360 ₽/мес. за человека. Цена зависит от размера команды.

Плюсы:

• Интеграция с Яндексом. Можно подключить Яндекс.Вики и создать базу знаний по проекту. А Яндекс.Формы помогут автоматизировать сбор данных — заявки или ответы сразу превращаются в задачи.

• Простота. Никаких ярких красок или сложных элементов — всё выглядит спокойно и понятно. Дизайн не отвлекает от работы и подойдёт тем, кто любит, чтобы в интерфейсе было чисто и аккуратно.

• Понятная автоматизация. Настройка проще, чем в сложных сервисах типа Jira: это триггеры, автодействия и макросы.

• Пакет фич для работы по Agile. В целом стандартный набор — доски со спринтами и бэклогом. Плюсы — диаграмма сгорания, которая показывает, как быстро выполняются задачи; она помогает оценить, успевает ли команда. И покер планирования для совместной оценки задач.

• Открытый API. Технические команды могут автоматизировать рутину или интегрировать трекер с другими сервисами.

• Мобильные приложения. Можно контролировать задачи с Android и iOS.

Киллер-фичи:

• Простая настройка очереди задач и SLA. Можно создавать отдельные очереди для разных процессов и для каждой задать статусы, этапы и сроки. Настройка понятна даже пользователям без опыта работы.

• Работа с инфраструктурой. Удобно вести задачи закупки оборудования, учёт расходов, или инвентаризацию. Например, можно настроить заявки на ремонт с конкретными сроками через SLA и контролировать их. Это фича для IT-отделов или служб, которые поддерживают работу офиса.

• Подходит для согласования документов. Вы создаёте задачу, прикрепляете файл, добавляете участников и назначаете действия. Статусы показывают этап процесса, все изменения фиксируются в ленте, а уведомления напоминают о действиях. И вся история остаётся в задаче.

Минусы:

• Зависимость от Яндекса. Интеграции ограничены. Yandex Tracker работает с GitHub, GitLab, почтой и мессенджерами через API, но в основном ориентирован на экосистему Яндекса. А миграции с других сервисов нет.

• Ограниченная настройка. Настроить можно статусы задач, связи между ними и этапы выполнения. На этом всё. Для сложных процессов маловато, а работать со связями неудобно: подзадачи спрятаны внизу карточки, на основной доске они не отображаются.

• Дизайн. Это чистая вкусовщина, но иногда монохром и минимализм заставляют скучать. И в целом дизайн кажется слегка устаревшим.

Кому подойдёт:

• Компаниям, которые работают с другими сервисами Яндекса.

• Небольшим и средним командам с простыми процессами, где для задач не нужны сложные зависимости или глубокие настройки автоматизации.

6. Pyrus

Ссылка на сайт

Мы подобрались к полноценным, корпоративным системам управления проектами. На мой взгляд, последние три инструмента в списке есть смысл применять, когда компания уже работает с этой программой или нужно комплексное решение для разных процессов.

Pyrus — это платформа LowCode со множеством функций: от управления задачами и CRM до документооборота, аналитики и внутреннего общения. Возможности зависят от тарифа и выбранных модулей.

Сразу оговорюсь, что расскажу только о возможностях в рамках ведения проектов, чтобы сохранить контекст статьи.

Цены:

• Бесплатно и без ограничения по количеству пользователей. Тариф содержит только опции постановки задач и общения с командой. И это как раз то, что нам нужно.

• Цена платной подписки — 415 ₽/мес. за человека. Сюда входят функции автоматизации.

• Есть коробка, стоит от 82500 ₽/мес. за компанию.

Плюсы:

• Канбан-доски без перегруза. В некоторых платформах есть сложные настройки: нужно задавать типы задач, статусы, зависимости, изменять отображение. В Pyrus проще — ставишь задачу, перетаскиваешь её между статусами, и она автоматически обновляется.

• Чаты в задаче. В каждой карточке — встроенный чат, где можно обсуждать вопросы и прикреплять файлы. История переписки сохраняется.

• Дашборды и контроль. Аналитика здесь простая: видно, сколько задач выполнено, где задержки и кто перегружен. Это не слишком глубокий инструмент, но для понимания общей картины достаточно.

• Есть мобильные приложения. Для iOS и Android. Можно ставить и закрывать задачи, обсуждать их в комментариях. Синхронизация с веб-версией автоматическая.

• Базовая интеграция. В бесплатном Pyrus можно подключить облачные хранилища. В платных тарифах доступны интеграции с почтой, мессенджерами, Jira, 1С, телефонией и т. д. Есть связь через Zapier и доступ к API.

Киллер-фичи:

• Опция согласования документов. Файл прикрепляется к задаче, этапы согласования видны в статусах, а вся история комментариев остаётся в карточке.

• Простая автоматизация. Можно настроить автоматическое изменение статуса задач. Например, установить маршрут согласования: кто проверяет, кто утверждает. Уведомления отправляются сами, чтобы участники не забыли о действиях. Всё настраивается быстро и просто.

• Поиск внутри сервиса. Есть встроенный поиск по задачам и людям, чтобы быстро найти нужную карточку, не перелистывая доску.

Минусы:

• Мало гибкости. Интерфейс и рабочие процессы в Pyrus трудно адаптировать под уникальные задачи или сложные сценарии. Простота — это плюс, но для команд с необычными процессами она может быть не совсем удобной.

• Ограниченная интеграция. Несмотря на API, готовых интеграций меньше, чем у конкурентов. Нет удобного импорта задач Trello, Asana и других популярных инструментов.

• Зависимость от платных тарифов. Многие функции, включая автоматизацию процессов, интеграции и отчёты, доступны только за деньги.

• Устаревший дизайн. Явно уступает сервисам, которые мы разобрали выше.

Кому подойдёт:

• Небольшим компаниям, которые ищут простой инструмент без лишних сложностей в настройке.

• Проектным командам с типовыми процессами, где можно обойтись стандартными маршрутами и настройками.

7. Platrum

Ссылка на сайт

Platrum — российская облачная платформа управления задачами, проектами, финансами и бизнес-процессами. Содержит полноценную базу знаний, а ещё можно собирать обучающие курсы. Подходит для компаний разного масштаба, в том числе стартапов.

Цены:

• Бесплатно для одного человека, но часть функций недоступна, а некоторые с ограничением по объёму.

• Платные тарифы начинаются от 1710 ₽/мес. при оплате за полгода. В самый простой входит пять пользователей. Можно добавлять новых за 225 ₽/мес. Чем дороже подписка, тем больше функций и людей, которых можно подключить.

Плюсы:

• Канбан. Это основа работы над задачами. Пользователь может создавать ежедневные ToDo и автоматически двигать карточки оттуда.

• Удобная работа с задачами. Задачи можно разделить на мелкие шаги, добавить чек-листы и наблюдать за выполнением каждого из них.

• Управление доступом. Разделение прав до мелочей: у каждой роли свои возможности редактирования и просмотра.

Киллер-фичи:

• Гибкая автоматизация. Здесь можно настроить сложные сценарии. Например, создание новых задач при завершении этапов или уведомления руководителей при задержках. Уровень гибкости выше, чем в той же Weeek.

• Дашборды с актуальными данными. Отчёты обновляются в реальном времени, не нужно запускать сбор данных вручную.

• Интеграция задач. Platrum объединяет задачи с инструментами обучения и контроля KPI. Это не просто таск-менеджер, а ещё и полноценная платформа управления командой.

Минусы:

• Слишком широкий функционал. Полезен скорее в масштабах всего бизнеса, когда нужен корпоративный софт.

• Слабая интеграция. Не переносит данные из других таск-трекеров. Синхронизируется только с календарём Google. Всё остальное отдаётся в руки разработчиков и API.

• Сложный продукт. Для настройки процессов часто нужна помощь техподдержки. Она может занять достаточно много времени.

Кому подойдёт:

• Командам, которым нужна система управления бизнес-проектами с продвинутой автоматизацией.

• Разработчикам, проектным командам и компаниям, которые хотят по максимуму настроить систему под себя.

8. Мегаплан

Ссылка на сайт

Разработчик позиционирует продукт как CRM-систему онлайн. Но на деле CRM — один из вариантов, а с платформой можно работать и без неё.

В Мегаплане есть общая база клиентов, инструменты для управления проектами и задачами, база знаний, складской учёт и функции для общения внутри команды. Объём возможностей зависит от тарифа и количества людей.

Цены:

• Есть бесплатный тестовый период на две недели.

• Тариф без функции CRM только один и начинается от 331 ₽/мес. за трёх человек, от 332 ₽/мес. — за пятерых и от 454 ₽/мес., если в команде до ста человек.

• Есть Лайт-подписка до пяти человек, которая начинается от 480 ₽/мес. Самый укомплектованный тариф «CRM: Бизнес» стоит 1499 ₽/мес. за пользователя помесячно, и 1049 ₽/мес., если платить за год.

• Можно купить коробку — от 45000 ₽ на команду до десяти пользователей.

Плюсы без CRM:

• Простое управление задачами. Стандартный набор: канбан-доски помогают структурировать задачи, а диаграммы Ганта — отслеживать зависимости между ними и не терять контроль над сроками.

• Интерактивные дашборды. Есть визуальные отчёты: сразу можно понять, где работа стоит, кто перегружен или на каких этапах надо пойти кого-то попушить.

• Поддержка Agile. В Мегаплане удобно будет людям, работающим со скрамом и канбаном. Можно вести бэклог, распределять задачи и следить за прогрессом прямо на доске. В целом как и во всех сервисах из подборки.

• Интеграции с полезными инструментами. На сайте есть раздел с доками по интеграции. Ещё есть API настройки под специфичные задачи.

Киллер-фича:

• Работа без переключений. Чаты и комментарии собраны в одном месте — в карточке задачи. Для совещаний есть видеозвонки, никаких дополнительных мессенджеров не нужно. Также есть модуль базы знаний, который подключается в отдельных тарифах.

Минусы:

• Нет бесплатной версии. На мой взгляд, не очень конкурентно. Но, как я понимаю, разработчик ориентируется в основном на средние и крупные команды.

• Не поддерживает миграцию с Trello и Jira. И с популярными сервисами вроде Slack. То есть работа сервиса больше ориентирована на CRM-нужды.

• Не самый современный интерфейс. Визуально Мегаплан уступает лёгким, интуитивным системам. Вид кажется устаревшим и перегруженным — можно потеряться в изобилии карточек и вкладок.

Честно говоря, изучал сервис для написания статьи. Мне не нужны для работы функции CRM, а все основные задачи по проектам спокойно закрывают системы с бесплатным доступом.

Но думаю, что инструмент будет полезен:

• Тем, кому нужно совместить управление задачами и работу с большой клиентской базой.

• IT-отделам и службам поддержки — для учёта заявок и контроля их выполнения.

• Производственным командам, чтобы управлять заказами, остатками и планировать выпуск товаров.

Как выбрать свою систему управления задачами?

Здесь не скажу ничего нового. Всё держится на трёх китах — это ваши задачи, визуал и удобство. Если первые два пункта можно закрыть через ресерч в сети и чтение такой вот статьи, то последнее нужно проверять руками.

Агитирую всех и каждого не брать первое попавшееся решение, потратить хотя бы пару дней на сервисы, которые вам приглянулись. Войти, потыкать все вкладки, создать тестовые задачи и затем уже выбрать свой инструмент.

Интересно, чем пользуетесь Вы?

Тайм-боксинг очень простая идея — день нужно разбить на блоки: тайм-боксы, или тайм-блоки. Поэтому иногда его ещё называют тайм-блокинг. Такой метод применяют, например, писатели, чтобы сидеть за сочинительством энное количество времени.

В рамках одного блока надо фокусироваться на одной задаче, ни на что не отвлекаясь. Как только блок заканчивается, переключаешься на следующий, даже если не успел что-то доделать.

Советуют делать блоки продолжительностью 30–50 минут, разбивая их перерывами по 10–15 минут. Иногда говорят о более продолжительных перерывах — минут по 20 после 90 минут работы, но тут уж смотри сам.

Почему блокировка времени работает

Согласно закону Паркинсона, работа займёт всё время, которое ты под неё выделишь. Поэтому, если не ограничивать время на выполнение любой задачи, то вполне можно заниматься одним делом весь день. И вроде бы что-то делаешь, а в конце дня оказывается, что никаким результатом и не пахнет.

А вот если работать над задачей в рамках ограниченного отрезка времени, есть шанс пусть и не сделать всё-всё-всё за один день, но хотя бы продвинуться во всех важных направлениях.

Кроме этой очевидной мысли, у тайм-боксинга есть ещё ряд преимуществ, которые делают метод по-настоящему действенным и популярным. С блокировкой времени ты:

• Ощущаешь время. Поначалу кажется, что 30–50 минут одного тайм-бокса для глубокого погружения в задачу маловато, но постепенно привыкаешь делать не только быстро, но и хорошо.

• Лучше фокусируешься. Это, пожалуй, самое важное преимущество — ты полностью сосредотачиваешься на одной-единственной задаче. Часто уже этого достаточно, чтобы повысить свою продуктивность.

• Можешь оценить свой прогресс. Остановка после каждого блока помогает немного отойти назад и взглянуть на общую картину. Это очень важно, чтобы не потеряться в рутине.

• Защищаешься от выгорания. Тайм-боксинг помогает бороться с эмоциональным выгоранием с помощью разнообразия задач. Я вот обожаю свою работу, занимаюсь ею постоянно, даже в выходные. Но тем самым рискую перегореть. Поэтому стараюсь давать себе возможность переключаться на другую работу, хобби или просто отдыхать.

Блокировка времени подойдёт, если ты:

• С трудом фокусируешься на одной задаче. Главный принцип тайм-блокинга — нельзя ни на что отвлекаться. Сидеть в телефоне, смотреть в окно на птичек, подглядывать в монитор коллеги, начинать работу над другим делом и т. д. строжайше запрещается — всё это снижает твою продуктивность в рамках тайм-бокса. Когда нет строгого дедлайна, проще переключить внимание. А когда знаешь, что через 40 минут сможешь заняться чем-то другим, проще сосредоточиться.

• Знаком с прокрастинацией. Работа с ограничением по времени мотивирует оптимизировать процессы — приходится работать в ускоренном режиме, чтобы успеть к дедлайну, и на отдых времени нет.

• Привык откладывать всё на «потом» и постоянно срываешь дедлайны. Блокировка времени помогает продвигаться параллельно в нескольких задачах, поэтому откладывать дела нет смысла — всё важное можно успеть, если грамотно распорядиться своим временем.

Виды тайм-боксов

Временные блоки, на которые ты разбиваешь свой день, бывают «жёсткие» и «мягкие».

Когда «мягкий» блок закончился, но задача ещё не сделана, можно взять дополнительные 10–20 минут. Классно не чувствовать себя загнанным в рамки. Но, добавляя дополнительное время, имей в виду, что так съезжает всё расписание на день, и его придётся корректировать. Какие-то блоки уменьшить, а какими-то и вовсе пожертвовать.

С «жёстким» тайм-боксом не расслабишься. Когда время заканчивается, нужно в любом случае переходить к следующему блоку, даже если что-то не успел доделать. Доделывать получится, возможно, только на следующий день. Это может немного угнетать, но у таких жёстких рамок есть своё преимущество — ты чувствуешь время, ценишь его и тратишь рациональнее.

Имей в виду, что переключаться между «мягкими» и «жёсткими» видами тайм-боксами на лету нельзя.

Если решишь ставить себя в жёсткие рамки, но оставишь для себя лазейку — добавить дополнительное время — твой мозг обязательно ей воспользуется. Короче, выбирай один вид тайм-бокса и строго его придерживайся.

Как пользоваться тайм-боксингом

Выпиши все свои задачи

Сначала выпиши в блокнот или «Заметки» в телефоне или компьютере все задачи, которые нужно решить в ближайший день или неделю. Как и в случае с GTD, этот процесс может занять много времени. Посиди, подумай и постарайся вспомнить все дела: от рабочей рассылки по пятницам до вечернего похода в продуктовый.

Расставь приоритеты

Наверняка, какие-то задачи нужно сделать раньше, чем остальные. Поэтому следующим этапом важно отсортировать задачи по приоритету и прикинуть, сколько времени потребуется на их решение. Так ты определишься с очерёдностью и размерами тайм-боксов.

Создай расписание

Теперь нужно где-нибудь создать расписание, состоящее из блоков. Кому-то удобно записывать всё в блокноте или на листочке — это быстро и от интернета или электричества никак не зависит.

Блокнот, Google Календарь, любой таск-менеджер подойдёт.

Блокнот хорошо, но цифровой планировщик напомнит, когда закончится один тайм-бокс и пора переходить к следующему. Это разгружает мозг, позволяет не поглядывать на часы каждую секунду и полностью сфокусироваться на задаче.

💡 Если решишься воспользоваться блокировкой времени, имей в виду, что нужно планировать блоки на неделю вперёд, иначе толку не будет.