В последний день перед отпуском мне пришлось надеть на себя костюм пожарного и спасать руководителя. Руководитель, получив задание от вышестоящего начальства из корпоративного центра (КЦ) по электронной почте, разослал письмо своим подчиненным в надежде, что все сами всё поймут и отчалил в отпуск за неделю до описываемых событий. Я со своей стороны работу сразу выполнил и готовился к: Лето, Море, Солнце, Пляж и ни о чем не волновался.
и тут звонок хорошего знакомого из КЦ:
- Пыня, (далее следовала непереводимая игра слов) я тебе, как друг намекаю: вы там ходите по очень тонкому льду. Завтра в 9-00 будет доклад ГенДиру и потом живые позавидуют мертвым (короткие гудки).
АЧоКаво.jpg
До часа Х оставалось 22 часа. Времени терять я не собирался. Потому что люли, которые получит мой шеф, автоматически будут распределены по всему департаменту, а мне больше остальных - потому что вот так, вот почему.
Вы слыхали как дают дрозды? Я отчетливо услышал, приближающие звуки, и поэтому решаю проявить инициативу.
Суть задания простая: по требованию КЦ необходимо было отправить несколько десятков писем поставщикам с просьбой пересмотреть договора и дать согласие на включение дополнительных типовых условий. Я отправил своим поставщикам письма, даже в тех случаях, если ранее мы уже включили необходимое требование: уж лучше я покажусь не очень сообразительным парнем перед теми товарищами, чем не исполнительным перед этими, а вот другие мои коллеги проявили мЕньшую прыть.
Так вот ошибкой моего начальника было то, что уходя в отпуск:
1. не дал четких указаний исполнителям;
2. не назначил конечного ответственного;
3. не указал конечного результата и сроков.
Не мешкая, я созвал совещание (вот таких совещаний не надо), на котором всех ознакомил с задачей, объяснил ее суть и ее важность, кроме этого:
1. назначил ответственного (пусть будет Иванов), который должен мониторить ситуацию: обзванивать исполнителей, составлять сводку;
2. установил срок исполнения и сроки докладов;
3. установил критерии выполнения работы, звучало примерно так я от тебя жду: 31 письмо к 15-00, с копией на Иванова. Позвонить в компании и ЛИЧНО убедиться в том, что письма дошли. Иванов соответственно должен в 16-00 мне доложить о количестве не направленных писем. В 17-00 повторное совещание с теми кто задание не выполнил в полной мере и так до ночи, пока задание не будет выполнено в полной мере.
Даже при такой организации процесса нашлись те кто:
- не понял задания точно;
- сделал вид, что не понял задания;
- свинтил с работы,
а также Иванов, пытался свалить если бы я его не поймал за ремень брюк.
Лично мое правило, когда я даю поручение, должно быть:
- объяснение предпосылок задания;
- установлена цель;
- цель должна быть конкретной, содержать критерии выполнения при котором задание считается выполненным, установлены сроки его выполнения;
- при необходимости сообщить о бюджете ресурсов (например, что имеете право остаться на сверхурочную работу (дьявольский смех.jpg)).
Иногда я прошу подчиненного пересказать как он понял задание и обязательно прослежу было ли оно записано. Даже если ведется протокол совещание и материалы разосланы по почте, вы удивитесь насколько люди по-своему воспринимают и как трансформируют реальность "под себя".
Обещаю ли я премию? Нет.
Я не пытаюсь купить лояльность подчиняемых мне людей, но если у меня будет возможность премировать, то я это сделаю по своему усмотрению после выполнения задания. Чтобы работа была сделана, нужно ставить задание и спрашивать, быть последовательным. За Иванова не переживайте,
в следующий раз я назначу Петрова, чтобы Петров понял, каково это быть главным, когда другие закатываются под лавку.
Особое внимание нужно обратить на групповые задания. Начальник считает, что в команде коллективная ответственность и каждый болеет за результат, а исполнители основываются на принципе коллективной безответственности и не считают себя вовлеченными если на них не показали пальцем и не записали ФИО в протокол и даже в таком случае
будут выгадывать для себя минимум хлопот.
При групповых поручениях я обязательно, кроме вышеперечисленного:
- назначаю координатора, отвечающего ЛИЧНО за поставленную мной задачу. Для Вас будет легче будет работать с одним человеком, чем со всей командой;
- создам (или прослежу за созданием) платформы для групповой работы: самое элементарное это группа в корпоративном мессенджере, или расшаренная папка на сетевом ресурсе, или общий файл;
- обязательно веду (или поручаю вести) письменные записи для мониторинга и поручений: хитрожопые или непонятливые постоянно будут юлить. Перед концом рабочего дня Иванов заходит ко мне, несет с собой писульку с каракулями: тут читать, тут не читать, тут рыбу заворачивал, остальное в голове. Але, товарищ, ты мне дай бумагу, чтобы с нее ГенДир мог читать, составь в ворде таблицу и поставь номера исходящих писем, приведи мне за хобот отстающих, иначе будешь за них делать работу.
В итоге, в мой дэд-лайн команда НЕ уложилась, но для КЦ мы результат выдали вовремя. Кое-кому пришлось задержаться на работе. Кое-кто свалил, прикинувшись дятлом, валим_с_работы.jpg.
Лично я в отпуск ушел на пол дня позже. Мой начальник ни о чем не узнал, по крайней мере не от меня.
