Офисные будни

Экономия
Напомнило одну историю, которую я читал очень давно. Не знаю, на сколько она правдива, но думаю, что в большей степени ДА. Сам я когда-то трудился в такой же бюрократической компании, поэтому не по-наслышке об этом знаю.
А сейчас, собственно, эта история:

Работа в больших компаниях..
Все стремятся устроится на работу в большую компанию. Бытует мнение, что
там сыто, тепло, и много платят. А главное, там можно получить бесценный
жизненный опыт. Все это заблуждения. А вот про опыт - точно в цель.
Я работаю в одной крупной известной компании. Компания настолько крупна
и известна, что не может позволить себе отсталые методы. Передовое в
компании все: передовые технологии, передовая политика набора персонала,
передовой метод распределения финансов. Чтобы финансы не распределились
куда не попадя, в компании имеются специальные департаменты, отделы,
подразделения, которые планируют, экономят и контролируют.
Простой пример: покупка принтера.
В компании моего друга (не такой крупной и уж совсем неизвестной)
покупают принтер так: в четверг в 15:00 подписывают счет у директора, в
16:00 счет оплачивают, в пятницу поставщик привозит и устанавливает
принтер прямо в офис.
Лопухи! У нас процесс намного более передовой:
Мы понимаем, что нам нужен принтер.
Идем к начальнику, спрашиваем, есть ли деньги в бюджете.
Денег на новый принтер нет, придумываем с начальником, как бы этот
принтер замаскировать.
Решаем, что принтер будет у нас называться "чайник", т.к. на чайник
деньги есть.
Выписываем счет у продавца, слезно просим его в счете написать "чайник",
а не "принтер".
Продавец после долгих споров со своей бухгалтерией все-таки выставляет
счет на "чайник".
Оформляем к этому счету кучу внутренних бумажек, причем, как в
электронном варианте (у нас система электронного документооборота), так
и в бумажном.
Сочиняем служебную записку: "без чайника жить не можем", иначе ход счету
не дадут.
Подписываем счет и записку у начальника.
Подписываем у начальника начальника.
Подписываем у начальника по финансам.
Подписываем у начальника по закупкам.
Тот не подписывает, говорит, что чайники мы покупаем только у компании Х
и нигде больше, это корпоративная политика.
Звоним в компанию Х, узнаем, что принтер под видом чайника они нам
продать не могут.
Наш начальник убалтывает начальника по закупкам закрыть глаза на правила
закупок.
Счет теряется где-то.
Выписываем новый, проходим шаги 7-14.
Подписываем у генерального директора.
Отдаем в бухгалтерию на оплату.
Выясняется, что при оформлении внутренних документов мы неправильно
указали статью бюджета, чайники проходят по административному
департаменту, соответственно, на счете должны расписаться все начальники
этого департамента.
Переделываем счет на "чайник с управлением по USВ", проходим шаги 5-11,
теперь это проходит по нашему департаменту.
Начальник по закупкам не подписывает, т.к. такие "чайники с USВ-портом"
являются стандартным оборудованием и поставляются всем филиалам компании
централизовано раз в месяц.
Понимаем, что стройную систему не обмануть, оформляем заявку в отдел
закупок с просьбой приобрести "копировальный аппарат с USВ-портом"
(он еще и печатать умеет), на него деньги в бюджете есть, как оказалось.
Подписываем у начальника.
Подписываем у начальника начальника.
Подписываем у начальника по финансам.
Подписываем у начальника по закупкам.
Не успеваем провести заявку до 25 числа текущего месяца (уже 26-ое),
ждем месяц до следующего срока подачи заявок.
Заявка уходит в центральный филиал компании.
Про заявку ничего не слышно 2 месяца.
Выясняется, что заявка потерялась в центре, отдел закупок просят
оформить ее заново, проходим шаги 22-29.
Заявка возвращается из центра с пометкой "копировальные аппараты с
USВ-портом" не являются стандартным оборудованием, т.к. уже устарели,
стандартны только "копировальные аппараты с Еthеrnеt-портом".
Переделываем заявку на "копировальный аппарат с сетевой картой",
проходим шаги 22-29.
Статус заявки становится совсем непонятным, полное молчание со стороны
центрального филиала.
Пишем письма начальнику: "срочно нужен принтер, а то работа стоит".
Начальник пытается узнать статус заявки "копировальный аппарат с сетевой
картой" в центре, ему говорят, что копир уже давно выслали.
Ждем месяц.
Изменяем бизнес-процесс так, чтобы принтер не был нужен совсем. Печатаем
документы, послав их самим себе на факс через электронную систему
отправки факсов.
Забываем про заказ, рвем отношения с первоначальными поставщиками,
которые нам выставили счет с таким трудом (кстати, они были нашими
хорошими партнерами на протяжении многих лет), ругаемся со всеми, кто
требует от нас печатные документы (факс печатает из рук вон плохо).
Через год в кабинет вваливаются какие-то грузчики и загромождают
помещение какими-то коробками.
Вскрываем их и обнаруживаем 5 кофеварок с портами FirеWirе и РS/2, софт,
лицензии к софту на 500 пользователей, дополнительные модули, все это
стоимостью 350 тысяч долларов... Ба! Да это ж наш заказ!........
А принтера нет.

Тут была волна про то, что скупой платит дважды. Вставлю и свои 5 копеек. Хотя и не совсем та же история.

В далеком 2013 году устроился я работать в один банк. Должность моя называлась Начальник отдела технической безопасности, но основными обязанностями на первое время было разобраться с телефонией. А там была реальная жопа...

Так получилось, что в тот день, когда я должен был выйти на новое место, у меня родился сын и в итоге я пришел позже на 3 дня. Из-за этого я не пересекся с телефонистом, который был до меня.

Когда я пришел осматривать оборудование, то понял что никаких инструментов нет вообще. Т.е. мне нечем было даже забить провода в плинты коммутационного шкафа. Не говоря уже о всяких тестерах, отвертках, кусачках и тому подобной фигне. Скорее всего предыдущий работник унес все с собой. Ведь, как я потом узнал, при увольнении всех кидали на зарплату.

Я составил список необходимого оборудования, нашел где его можно купить за самую низкую цену и пришел к руководству. Получилось в сумме около 10 тысяч рублей.

- Нет, ТС, у нас так не делается.  Тебе нужно провести тендер. Получи как минимум 3 коммерческих предложения. Потом предоставь пояснительную записку с описанием необходимости закупки оборудования и обоснование цены (обзор рынка с ценами и ссылками на аналогичные товары). И со всем этим иди в отдел контроля закупок. Ведь мы не разбазариваем деньги просто так. Это позволяет серьезно экономить средства!

Ну ОК. Я взялся за этот квест. Запросил коммерческие предложения в нескольких местах. Написал служебную записку с просьбой одобрить закупку. Помониторил рынок. Написал обоснование цены. Отправил служебную записку на согласование в систему электронного документооборота (СЭД). Мне ее 2 раза отклонили. Потом, на уже согласованной в СЭД заявке надо было получить живые подписи людей. Причем никто не хотел подписывать пока я не получу подпись административного директора (она же жена хозяина банка). Записался к ней на прием. Объяснил необходимость. Получил подпись. Потом остальные подписи. Со всеми этими бумагами пришел в отдел закупок.

- О классно, ты так хорошо подготовился. Нам надо 2-3 дня чтобы проверить твою заявку (я фиг знает, что они там делали все это время).

После этого я получил разрешение на закупку оборудования. Запросил счет. Загрузил его в СЭД. Из счета вычеркнули доставку. Получил новый счет, загрузил в СЭД. Получил согласование от бухгалтерии на оплату. Нашел в платежной календаре дату, когда оставались средства на оплату. Включил свою заявку на оплату в календарь.

Счет оплатили и я задался вопросом как мне забрать оборудование, ведь компания работала с 9 до 18 как и я. Мне предложили написать заявку на выделение транспорта.

Нафиг, решил я. Оформил доверенность. Ушел на час раньше, забрал все оборудование и на следующий день привез на работу. Сел и серьезно задумался.

На все мероприятия у меня ушло около 2 недель. При этом я был занят процессом по 8 часов в день. Куча людей потратили свое время, включая высшее руководство. Мне прилетела куча заявок, которые я не мог исполнить. Люди страдали. Я купил оборудования на 10 тысяч рублей в той же компании в которой собирался с самого начала. За 2 недели я получил около 40 тысяч рублей в качестве зарплаты. И это я еще не учел зарплату всех людей участвовавших в процессе.

Нихера себе экономия подумал я...

В начале 2000-х годов в стране меняли паспорта. На это был отведен год, но

как положено у чиновников, существовал план. Нужно было агитировать

жителей, проводить рекламную кампанию, обзванивать – что угодно делать,

чтобы люди не затягивали. Хотя понятно, что и так все бы в конце концов

поменяли документы – ведь старые бы просто вышли из обращения.

Но каждый район должен был еженедельно отчитываться, сколько процентов

жителей уже получили новые паспорта. А как отчитываться, если люди не

спешили бросить все дела и мчаться за паспортом? Оказаться в конце

рейтинга тоже не хотелось – это чревато оргвыводами.

Тогда я взял цветы и конфеты и поехал в префектуру к девочкам, которые

собирали данные со всех районов. Попросил показать, что присылают другие

районы. И вывел цифру на основе этих данных – сколько человек уже

поменяли документы у нас. Вывел так, чтобы мы оказались на третьем месте.

На первом-втором – как-то слишком нагло, а третье – самое оно.

Отчет прошел прекрасно, И дальше на протяжении двух месяцев мы без

проблем отчитывались о проделанной работе, благодаря цветам и конфетам

неизменно оказываясь на третьем месте. Глава управы сиял от счастья –

район стабильно на хорошем счету! Пока, наконец, меня не вызвал

заместитель префекта.

- Хватит гнать мне липу! Не может такого быть, чтобы один район постоянно

был на одном и том же месте!

Вот так порушилась моя гениальная схема. Зато получил бесценный опыт

касательно статистики.