Офисные будни

Наверное, вы не раз сталкивались с проблемами планирования, когда буквально после каждого рабочего дня чувствуешь себя полностью опустошенным. При этом ни одной существенной задачи не достигли. Стоит ли искать оправдания или же лучше заручиться полезными советами? Бесполезные встречи, пустая трата времени, срочные дела – учитывали ли вы эти факторы в планировании рабочего графика?

Не будем томить и тратить ваше драгоценное время. Планирование является важным элементом рабочего процесса. И да, на эту тему мы готовы очень долго говорить, ведь от планирования зависит эффективность труда.

Что дает планирование сотрудникам и руководителю?

Сотрудники, персонал или руководители – не важно кто занимается планированием. Если подойти к этому вопросу с умом, то можно решить следующие задачи:

Вы будете понимать, сколько нужно времени для выполнения задачи.Руководитель понимает, что у него достаточно времени для выполнения плана и прочих вопросов.Вы планируете дополнительное время на случай форс-мажорных обстоятельств (колесо прокололи или нужно встретиться с любимой девушкой).

Не хотите брать на себя больше дел, чем сможете выполнить? Планируйте график так, чтобы работать только над личными целями. Карьеристам планирование поможет достичь баланса в жизни, выкроить время на встречу с любимыми людьми.

Много красивых фраз и слов, но как грамотно планировать свое время? Есть несколько приемов и инструментов, в том числе корпоративных мессенджеров.

1. Выбираем планировщик

Существует не одна сотня приложений для ПК и смартфонов, которые позволяют удобно планировать время. Например, небольшие приложения по типу Trello и Todoist. Попробуйте прямо сейчас и запланируйте время на следующий день.

Конечно, планировать можно по старинке с помощью обычного блокнота. Причем это не самый плохой вариант. Главное, чтобы день был распланирован по часам. Каждый вечер сверяйтесь с планами и отмечайте выполненные задачи.

Совет. Рекомендация вряд ли понравится сотрудникам, но она очень полезна для руководителя. Попробуйте внедрить в отделе «пятиминутки» планирования. Утром или вечером все сотрудники собираются в кабинете руководителя и рассказывают о планах на день.
Поверьте, такой просто вариант планирования и контроля работает наилучшим образом. Удобно распределять задачи с помощью корпоративного мессенджера со встроенными функциями постановки задач и дедлайнов.

2. Выбираем доступное время

Скорей всего у вас на целый день есть дела, которые нужно выполнить. Но давайте будем откровенны – всегда нужно иметь свободное время для решения личных вопросов. Поэтому заранее планируйте доступное и свободное время. Например, сколько времени нужно потратить на работу, сколько на обучение, любимую супругу, развлечения и прочие радости жизни.

3. Планируйте только основные задачи

Не нужно расписывать в планировщике каждую минуту и задачу. Некоторые сотрудники, как в школьной тетрадке пишут: обед в 14:00, позвонить жене в 15:00 и прочие глупости. Вы должны планировать основные задачи, а не второстепенные. На остальные действия отводим только свободное время. Так, вы сможете выполнять все, что было запланировано на день.

4. Дела с высоким приоритетом

Встреча с закупщиком или важные переговоры. Старайтесь делегировать планы в зависимости от приоритета. В первую очередь ставим задачи, от которых буквально зависит ваша карьера или заработная плата, дальше оставляем более простые дела. Приоритет зависит только от вашего решения. Конечно, для кого-то в приоритете будет встреча с друзьями или поход по магазинам. И такое бывает.

Что вы точно упустили из виду? Правильный ответ – корпоративный мессенджер с планировщиком задач, дедлайнами и полным контролем рабочего процесса. Используйте наши советы на практике и не забывайте, что без внутреннего чата компании, невозможно эффективно планировать дела.

Так вот, когда вы станете руководителем, и чтобы не стать "совой", нужно ставить перед собой и другими SMART цели:

S - specific (конкретные)
M - measurable (измеримые)
A - assignable (назначаемые)
R - realistic (реалистичные)
T - time-related (с конкретными сроками)

Теперь по пунктам рассмотрим на нашем примере выше: уменьшить количество брака на линии...

Конкретика! На какой линии? (может только брак выходит только с одной линии, нафига насиловать другие). Какой конкретно брак? На какую деталь жалобы?

Измерения! Дофига это сколько? А сколько жалоб было в прошлом месяце? А сколько их должно быть вообще? А допуски установили или на глаз брак определяем?

Назначения! Перед кем поставлена задача? Перед всеми сразу? Ну тогда это дело даже с места не сдвинется. Назначить ответственного и с него спрашивать и всем объявить кто капитан этого корабля. Ну и конечно же не надо ставить цели улучшения качества на совещании с бухгалтерами.

Реализуемость! Хотите чтобы брака не было? Реально хотите 0% и думаете что это реально??? Даже Боинги падают из-за брака. Забудьте про 0%, это не реально. Ставьте реальные цели

Конкретные сроки! Желательно ещё и реальные сроки. Не "на вчера", не "уже", не "как можно быстрее". Лучше всего спросить у исполнителей и пусть сами себе поставят сроки.

Итак, давайте теперь сформулируем SMART цель как современные руководители:

- "Увеличилось число жалоб на деталь Б с механическими повреждениями.
Бригадир второй линии, на вашей линии брак повысился до 6%, надо снизить до стандартных 2%. Сегодня соберитесь с инженерами, выясните причины, завтра надеюсь увидеть улучшения и к понедельнику брака меньше 2% как обычно"

Правда так намного лучше?

Задача конкретная по детали и дефекту, стало яснее что улучшаем % брака на 2ой линии, назначен ответственный бригадир и перед ним поставлены выполнимые объемы и в реальные сроки.

Желаю вам умных руководителей, ну и терпения самим быть умным руководителем.

P.S. есть несколько вариантов расшифровки этого акронима. Я пользуюсь этим, он мне более понятен.