Офисные будни

Работал у нас парень лет 30 Александр на должности мастера СМР (строительно-монтажных работ) , работал достаточно хорошо , и в один прекрасный момент стоя в курилке с Генеральным директором , проговорился про охоту и рыбалку , а так как Генеральный был заядлый охотник , то естественно две родственные души нашли общую тему.

Дальше больше , стал этот Александр чаще бывать в кабинете Генерального директора , а через две недели уже вместе на охоту укатили .

Ну а  в понедельник после выходных нам на планёрке представили нового Заместителя Генерального директора по общим вопросам , угадайте кто он ?

Каждый год задача довольно тяжелая и непонятная.

Мысли у коллектива примерно такие:

Что обычные сотрудники могут дарить тому у кого всё есть :)
А на яхту сбрасываться не хочется...
Та и вообще, вдруг половина из сотрудников не сильно его любят? Не хотят ничего дарить
Ему по-любому не понравится и тд и тому подобное (все это проходят)

2. Не дорогой

3. Нельзя было передарить

4. Ему как владельцу было бы приятно с точки зрения своей организации

И мы придумали и сделали всем коллективом ему картину :)

Кажется, что бред бредом, но на самом деле получилось очень круто и приятно для него.

Принимали участие в процессе абсолютно всё кадры. Потому что быстро и не сложно.
Все пообщались, получили эмоции приятные. Нужны только краски, кисточки, пришел на перекуре мазнул свою закарлючку и пошел дальше работать.

Так же мы дополнили подарок чем-то небольшим материальным (вы со своей стороны тоже можете подобрать то, что подходит - брендовую одежду компании, конфеты, алкоголь дорогой, сертификаты)

Директор был реально рад и ему было приятно, что все готовили подарок. Сразу подобрал место на стене, где будет висеть. Теперь всей команде радует глаз.

P.S. Можешь поделиться своими вариантом в комментах и использовать описанный выше у себя.
Спасибо, что прочитал :)

P.S.S. Что было бы интересно узнать в след. постах?

ВАЖНО! Этот метод можно использовать и для других целей, кроме документов. Ознакомьтесь для вдохновения :) Мало ли, когда понадобится и для каких целей.

Эпиграф. Спасибо всем за поддержку. Прошлый пост очень всем понравился. Не думал, что на пикабу так актуальна тема документооборота :)
Скрины в инструкции будут, фотки будут, делаю все качественно. Стараюсь как можно максимально коротко :)

План. Сначала инструкция как создать. Потом как это работает :) В конце минусы системы. Как их можно решить.

Шаг №1. Поймите цель своего каталога. Зачем он вам вообще нужен? Какая специфика работы вашей организации и самое главное ВАШЕЙ БУХГАЛТЕРИИ.

В моем случае - компания занимается отелями. С каждым отелем нужен договор о сотрудничестве. База договоров будет большая, пока что возьмем от 500 до 1000 шт.
Бухгалтерия с разными отелями проводит разные расчеты от разного типа организации. И от ЧП, и от ООО, и разные отели тоже имеют разную форму и от ЧП и от ООО.
Мало того, а вдруг у нас будет несколько ЧП в организации нашей?

От этих всех ньюансов я и закладываю первую, минимальную логику.

1) Быстро найти договор с нужным партнером по его названию или какому-то внутренему коду

2) Договоры блоками разбиты по ЧП (моей компании), или ООО (моей компании).

3) Архивация будет делаться с сортировкой не только по годам, но и по ЧП + ООО.

Шаг №2. Заходим в Gmail. И делаем там себе аккаунт, для того чтобы создать электронную таблицу Exel на диске гугла. Собственно наш электронный каталог :) Можете спокойно юзать свой электронный адрес с доменом @Gmail.com

Почему так? 21 век на дворе. Будешь иметь доступ к файлу откуда угодно с телефона, ноута, планшета, и дать любому сотруднику, которому нужен он будет, доступ.

Шаг №3. Создаем каталог электронный

Внимательно рассмотри картинку. Более менее всё понятно :)

Шаг №4. Создаем каталог материальный

То есть, мы берем 1 файл, и считаем его 1 материальной ячейкой, в которою будем ложить договор. Каждый файл просто нумеруем как страницы. Папка у нас как элемент сортировки - в этой папке у нас допустим 20 ячеек, и все договора в них относятся к ЧП Пирожок нашей организации.

Шаг №5. Создаем диапазоны ячеек по любому нужному параметру.
В моем случае форме организации. Пример: от 1 до 20 порядкового номера у меня ЧП Пирожок. От 20 до 40 номера у меня ООО Блабла, а с 40 по 60 у меня ЧП Петров.
В жизни это чуть-чуть большие диапазоны, которые занимают целую полку с нумерцией от 1 до 200.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ?

Бухгалтерия приходит и говорит: Дай мне договор Творожок-Пирожок.

1. Я захожу в свой файл каталога.

2. Нажимаю комбинацию Ctrl + F

3. Ввожу название Творожок-Пирожок

4. Файл мне показывает в какой ячейке лежит договор.

5. Поднимаю свой попец, подхожу к шкафу.

6. Глазами ищу нужный диапазон цифр.

7. Достаю папку, пролистываю до нужной цифры ячейки. Вынимаю из файла договор.

8. Отдаю бухгалтеру

9. Сажу свой попец

10. Вношу в файл информацию - отдал договор бухгалтеру :)

11. Когда договор вернут - удалю коммент, что отдал договор, и засуну назад в нужную ячейку.

ЛАЙФХАК! - Если научить это делать сотрудника, то он будет это все производить без вас.

Появился у нас новый договор.
1. Находим пустую ячейку

2. Записываем информацию из договора

3. Вставляем файлик в папку, и в файлик договор

4. Счастье.

5. ЛАЙФХАК! Работает так же.

У нас расторгается договор

1. Находим в файле электронном

2. Удаляем всю инфо

3. Остается пустая строчка, которую будем использовать в будущем.

4. Вынимаем договор из папки. Утилизируем или архивируем.

5. ЛАЙФХАК! Работает так же.

Финал. Как реализована цель описанная в шаге №1?

2) Бухгалтер пришел и сказал - А ДАЙ МНЕ ВСЕ ДОГОВОРА ОТ НАШЕГО ЧП ПЕТРОВА! Налоговая делает сверку по нашему этому ЧП.
Вы такие хоп-хоп и всю полку ему в руки.

3) Умер ЧП Петров, и мы его закрываем. Я просто снял с полки все папки от номера 500 - 1000 и положил все договора из папки в архив. А потом все папки корочки переименовал на 500-1000 ЧП Лала.

Минус системы: Если удалить файл... :) Пропадает ключ поиска. Этот риск реально есть, что все подвязанно на этот электронный файл.

Как уменьшить риск? Просто распечатайте этот каталог на бумаге, и оставьте в том же шкафу.
Искать станет чуть медленее, но ключ поиска останеться. Легко все восстановите.

P.S. Надеюсь у меня получилось объяснить модель.
Спасибо, что прочитал :)

Уверен, вопросов тьма. Пишите в комментах, аккумулирую и след. постом сделаю ответы.
Так же можно писать мне в телегу. Для связи https://t.me/dushenin
Архивация, нумерация договоров, тоже могу расскрыть в след. постах.

Работаю уже давно, много прошел интересных историй и систем, и идей. Если будет людям интересно, буду продолжать.

Повадился кто-то из коллег справлять малую нужду немного мимо писсуара. Физиологическая это особенность или человеку просто плевать  было, но порядком стали надоедать грязные пятна. Ну а поскольку работа в офисе не всегда интересна, то появилось небольшое хобби - офисные стишки на такие вот бытовые проблемы. Повесил над писсуаром. Пока работает)