Серия «Подборки»

Projecto снова на связи!

Декабрь — время не только для всех отчетов на свете и нервного тика, но и пора подумать о том, как сделать так, чтобы в новом году работать так, чтобы не разгребать последствия в следующем декабре. Если вы работаете в команде, то стоит рассмотреть сервис для совместной работы. Что это такое и как это поможет вашему бизнесу, рассказываем в этой статье.

Что такое сервис для совместной работы

Сервисы для совместной работы — это программы, которые помогают командам работать сообща. В них можно создавать задачи, отслеживать их выполнение, обмениваться файлами и редактировать документы вместе в режиме реального времени.

Они подходят маленьким и большим командам, особенно если люди работают не в одном офисе. Такие платформы позволяют:

• не терять важные файлы,

• держать все задачи под контролем

• видеть, кто что делает

• обсуждать работу во встроенных чатах

• а еще — закончить игры с перебрасыванием ответственности.

Благодаря им работа команды становится проще, эффективнее, а общение и взаимодействие между сотрудниками удобнее и прозрачнее.

Чтобы эффективно организовать командную работу и управлять проектами и задачами, важно выбрать платформу, которая соответствует вашим целям и масштабу коллектива.

Вне зависимости от формата размещения такого софта, в облаке или On-Premise (то есть в коробке), системы управления задачами берут на себя:

Планирование и контроль задач — самый важный аспект таких систем. Задачи, вне зависимости от уровня и ранга руководителя, просматриваются как на ладони: где, что, когда и в чьей зоне ответственности.

Упрощение коммуникации — все рабочие переписки и обсуждения хранятся в одном месте, важные сообщения и идеи потерять невозможно. А чтобы не было утечек, можно настроить права доступа.

Обмен и хранение документов — все важные файлы (документы, презентации, схемы и т.п.) доступны участникам команды в любое время.

Автоматизация рутины — система сама может рассылать напоминания и уведомления, обмениваться данными с внешними сервисами.

Совместимость с удаленкой — удобно организовывать работу в том числе географически распределенных команд для повышения эффективности (да-да, мы все знаем, как иногда бывает тяжело работать из дома.

Ниже — обзор ключевых платформ на российском рынке, их особенности и и кому они подойдут.

Какие сервисы для совместной работы выбрать для управления проектом и задачами?

Наиболее удобный формат систем управления для небольших и средних компаний — готовое облако (SaaS). Облако предполагает готовую инфраструктуру по подписке, без крупных разовых вложений и с официальной технической поддержкой. Только крупным компаниям подходит «коробка» или On-Premise. Ниже — возможности топовых систем совместной работы.

1. Projecto — система для управления проектами, коммуникациями и документами + база знаний

Российский сервис, в котором удобно работать с разветвленными структурами и задачами.

Кому подойдет: командам малого и среднего бизнеса, но изначально разрабатывался для портфелей проектов и холдингов. Интерфейс интуитивно понятный, есть возможность настройки рабочих пространств под пользователя и виджетов, есть удобное полнофункциональное мобильное приложение. Доступны версии в облаке и коробке.

Плюсы:

• постановка и отслеживание задач и проектов

• трекинг времени

• встроенный мессенджер в задачах

• гибкая настройка доступа

• визуализация процессов через канбан-доски и диаграмму Ганта

• удобный календарь с настраиваемыми событиями — приватными и общими, сравнение календарей

• мастер миграции — перераспределение задач при увольнении

• удобное меню настраиваемых виджетов

• файлохранилище и работа с документами

• интеграция с Гугл-календарем

Минусы: нет бесплатного тарифа (например, для небольших команд), только триал на месяц. Небольшой набор интеграций с внешними сервисами.

А к Новому году у Projecto акция: 1 дополнительный месяц бесплатно при покупке лицензии на 12 месяцев.

2. Мегаплан — система с опцией видеоконференций

Своеобразный симбиоз CRM-системы, сервиса видеоконференций, базы знаний, системы управления проектами и программы складского учета. Может адаптироваться для предприятий любого размера, но особенно полезна отделам продаж как универсальное решение «для всего».

Плюсы:

• комплексная CRM

• API и каталог приложений

• триггеры для автоматизации

• гибкие права доступа

• встроенные чаты и видеозвонки

• дополнительные поля и настройка бизнес-процессов

Минусы: больше нет бесплатного тарифа (только триал), перегруженный интерфейс, долгое внедрение, высокая стоимость для крупных команд, требует времени на адаптацию.

3. Kaiten — сервис для управления Agile-командами

Российская платформа для управления задачами и проектами с акцентом на визуализацию процессов и Kanban-доски.

Кому подойдет: командам любого размера, которые работают по Agile или Scrum и хотят наглядно видеть прогресс выполнения задач и поток проектов.

Плюсы:

• гибкая настройка канбан-досок

• управление потоками задач и WIP-лимиты

• визуализация процессов и этапов проектов

• простое распределение задач между участниками

Минусы: ограниченные функции для работы с документами и CRM.

4. Teamly — легкий сервис для командной работы + заметки

Современный инструмент управления проектами и задачами, ориентированный на небольшие команды.

Кому подойдет: коллективам, которым важно вести совместный проект, обмениваться файлами и работать с документами в режиме реального времени.

Плюсы:

• интуитивный интерфейс

• совместное редактирование документов

• канбан-доска и календарь

• простая организация задач и проектов

Минусы: ограниченная интеграция с внешними сервисами, меньше функций для крупных команд.

5. Bitrix24 — крупная платформа с CRM

Еще один сервис управления проектами, задачами, CRM, корпоративными чатами и видеозвонками.

Кому подойдет: командам любого размера, которым нужен универсальный инструмент для управления проектами, коммуникациями и бизнес-процессами.

Плюсы:

• комплексная система для задач и проектов

• CRM, чаты и видеозвонки

• совместная работа с документами

• гибкие права доступа и уведомления

• интеграции с внешними сервисами

Минусы: сложный интерфейс для новичков, перегруженность функционалом, требуется время на адаптацию команды.

6. SingularityApp — удобный планировщик задач

Веб-сервис и мобильное приложение для планирования задач и управления проектами.

Кому подойдет: небольшим командам и сотрудникам, которым нужен простой и гибкий инструмент для совместной работы.

Плюсы:

• интуитивный интерфейс

• ведение проектов и задач

• совместное редактирование

• синхронизация с календарём

Минусы: ограниченные функции для больших коллективов, нет встроенной CRM и аналитики.

Как организовать рабочий процесс в сервисе для совместной работы

Так, с инструментом определились, а что дальше?

Чтобы организовать процесс в сервисе для совместной работы, запросите у сервиса демонстрацию инструмента для всей команды, обычно она бесплатна.  После обучения вы и сотрудники уже сможете создать рабочее пространство для команды и распределить задачи между участниками.

А если у вас есть вопросы, вы всегда можете обратиться в поддержку сервиса. Да, сначала будет непривычно и непонятно, но это пройдет! Вскоре придет порядок в задачах и прозрачность процессов.

Полный гайд о том, как внедрить сервисы для совместной работы, мы уже написали здесь. Пользуйтесь!